| Правила | Регистрация | Пользователи | Поиск | Сообщения за день | Все разделы прочитаны |  Справка по форуму | Файлообменник |

Вернуться   Форум DWG.RU > Программное обеспечение > Прочее. Программное обеспечение > Организация документооборота в небольшой проектно-производственной фирме

Организация документооборота в небольшой проектно-производственной фирме

Ответ
Поиск в этой теме
Непрочитано 24.09.2014, 12:03
Организация документооборота в небольшой проектно-производственной фирме
jola
 
Регистрация: 11.11.2009
Сообщений: 349

Задача:
Необходимо организовать обмен информацией между участниками проектного и производственного процессов
Исходные данные:
Небольшая проектная и производственная фирма (свое проектирование под свое производство), количество участников, работающих с проектом (документацией) около 15 человек. Около 20-30 проектов в месяц, от начала переговоров с заказчиком, до отгрузки изделия проходит от 3 до 6 месяцев.

Архитектор 1 чел
Конструктор 4 чел
отдел продаж 2 чел
Снабженец 1 чел
отдел планирования 1 чел
Экономист 1 чел
нач. производства (2 цеха) 2 чел
Бухгалтерия 2 чел

Требуется подобрать простую систему, которую можно настроить без участия программистов силами продвинутого пользователя. Заинтересованность главным образом у конструкторов, чьи интересы я представляю, потому что бардак с информационными потоками уже надоел.
Почему-то руководство вопрос организации не волнует, а волнуют ответы на вопрос, почему косячите и то-то и то-то забыли, а почему ты этому не позвонил и не предупредил и т.п.
Нужен структурированный (связанный с номером заказа) обмен данными, главным образом в виде текстовых и табличных документов в форматах pdf и jpeg чертежи, порисушки и т.п.; Word договора и опросные листы; Excel-спецификаци; письма (входящие и исходящие) с прикреплением файлов в указанных форматах, а также DXF, DWG и других САD (быстрый просмотр CAD файлов не обязателен).
На данный момент обмен данными организован, на базе структуры папок хранящейся на сервере, где у каждого из отделов есть своя папка с одноименным номером заказа, в которой каждый отдел «варит свою кашу» и обменивается данными средствами звонка по телефону «Коль, возьми там файл, я такой-то туда-то выложил». В результате такого подхода копирование одной и той-же информации, ошибки, забывчивость, отсутствие контроля сроков изготовления и оплат и т.п.

Бегло ознакомился (на уровне прочтения информации с сайтов программы) со следующими программами:
nanoTDMS Корадо
Платформа TDMS 4.0
E1 Евфрат Система электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов
TechnologiCS-DOC Документооборот

По описанию, как показалось, нам подходит E1 Евфрат

Вопросы:
1. Стоит ли заморачиваться с документооборотом на базе специальных программ в условиях маленькой фирмы? Интересует опыт использования форумчанами программами документооборота в масштабах маленькой фирмы.
2. В условиях небольшой конторы стоит ограничиться файловой структурой и заставить ей правильно пользоваться сотрудников методами жесткого террора?
3. Кто-то пользовался E1 Евфрат? Интересует опыт применения.
Просмотров: 81099
 
Непрочитано 24.09.2014, 21:30
#21
ShaggyDoc

Thượng Tá Quân Đội Nhân Dân Việt Nam
 
Регистрация: 14.03.2005
44d32'44"С, 33d26'51"В
Сообщений: 13,381


Цитата:
что в условиях нашей страны в рамках СЭД пытаться внедрять системы оценки деятельности не только бесполезно, но и просто опасно)
Именно. Я столкнулся с этом еще в 1972, на первых же ЭВМ. Всем нужна была АСКИД (Автоматизированная Система Контроля Исполнительской Деятельности). И потом, по мере технического прогресса, она вновь появлялась под разными названиями. Лично "распорядителю кредитов" никакой СЭД не нужен - ему всё принесут. Со всякими документами холопы как-нибудь справятся. Всегда справлялись.

А вот контроль его всегда интересует. Холопов надо контролировать, чтобы иногда "пороть на конюшне". И в результате контроль выходит на первое место, но включается "соображалка".

Разумеется я пишу про Россию, с её "особенностями национального чего угодно". В мире-то это давно решено. Хотя там бюрократии не меньше, но работают не наши люди.
ShaggyDoc вне форума  
 
Непрочитано 24.09.2014, 23:33
#22
Сергей812


 
Регистрация: 10.08.2013
Сообщений: 11,004


У нас в свое время "успешно" внедрили систему управления Мегаплан в виде вэб-интерфейса по сути. Про интерфейс и функционал системы даже говорить не буду (такое впечатление, что проектировали вчерашние студенты с весьма слабым представлением об "юзабилити"), расскажу о реальном результате. Поскольку возможность указывать ссылки на файлы на сервере просто отсутствует (можно лишь залить ограниченный объем в хранилище мегаплана), как и вести какой-то вменяемый диалог - то функционал этой управленческой системы свелся лишь к указыванию новых объектов и отчету о количестве потраченных часов. А основная информация идет по трем взаимно дублирующим каналам: голосовой, аська и почта - в результате чего функционал менеджеров-проектов и производственного отдела частично успешно был свален на проектировщиков, а общий уровень выпускаемой документации стал зависеть исключительно от компетентности сотрудников. Попытки в свое время "достучаться" до мозга вышестоящего руководства с рядом хотя бы простейших организационных вопросов (исходя из опыта предыдущих работ) завершались его (начальства) отмашками - мол, работа то делается, все само организуется.. Т.е. если ваше руководство "не вышло" из низов с опытом практической работы и не имеет желание заниматься организационными вопросами - можно внедрять чего угодно с одинаковым результатом.. имхо
Сергей812 вне форума  
 
Непрочитано 25.09.2014, 06:02
#23
Alxd

Нач. отдела САПР
 
Регистрация: 14.05.2004
Тюмень
Сообщений: 466
<phrase 1=


Вопреки опасностям внедрения СЭД резюмирую, что внедрять СЭД надо только при поддержке руководства. Иными словами, руководство должно хотеть, понимать и поддерживать внедрение СЭД. Если хоть один из пунктов руководство на себя не берет, не внедряйте СЭД вовсе.
То, что было предложено делать в Outlook - это не СЭД. Это приемы работы.

2 jola
Опираясь на указанные вами критерии и делая выводы из выше перечисленного Вам лучше ничего не менять в организации труда.
Alxd вне форума  
 
Непрочитано 25.09.2014, 06:25
1 | #24
ShaggyDoc

Thượng Tá Quân Đội Nhân Dân Việt Nam
 
Регистрация: 14.03.2005
44d32'44"С, 33d26'51"В
Сообщений: 13,381


Цитата:
в виде вэб-интерфейса по сути. Про интерфейс и функционал системы даже говорить не буду (такое впечатление, что проектировали вчерашние студенты с весьма слабым представлением об "юзабилити")
О, "вэб-интерфейс" это вообще отдельный стон. "Этот стон у нас песней зовется". Именно "студенты" его и делают.

Цитата:
Попытки в свое время "достучаться" до мозга вышестоящего руководства с рядом хотя бы простейших организационных вопросов (исходя из опыта предыдущих работ) завершались его (начальства) отмашками - мол, работа то делается, все само организуется..
Да, так и бывает. Но ещё хуже, если руководство "продвинутое" и "слышало звон", например что "вэб-интерфейс" - это круто. И начинает вмешиваться в детали, но при этом не решая организационные вопросы.

Документооборот в проектной организации, конечно имеет свои особенности по сравнению с "офисным". Там не так уж высока доля "поручений", больше повседневной работы, не требующей "понуканий". Но зато важен обмен и хранение специальными документами - чертежами, организация различных архивов, библиотек типовых решений и прочее. Организация этих дел требует практических навыков и знаний всех нюансов технологии проектирования. И чтобы "сломать" что-то закостеневшее, и чтобы не утерять лучшее.

Но как часто бывает - приходит новый "программист", берется, первым делом ломает всё старое, кое-как что-то сделает (или купит со стороны ненужное) и людей начинают ломать. А потом приходит новый человек...

Цитата:
Иными словами, руководство должно хотеть, понимать и поддерживать внедрение СЭД. Если хоть один из пунктов руководство на себя не берет, не внедряйте СЭД вовсе.
Совершенно точно. Но таких руководителей мало, которые одновременно "хочут", понимают и поддерживают. Причем поддерживают и материально и организационно. Обычно только "хочут как у людей".
ShaggyDoc вне форума  
 
Непрочитано 25.09.2014, 07:18
#25
Snick

инженер-строитель
 
Регистрация: 23.11.2009
г.Челябинск
Сообщений: 121


Ни у кого нет опыта работы в системах nanoTDMS Эларос (платная) или nanoTDMS Корадо (бесплатная)? Интересно было бы услышать отзывы. Вроде как изначально под проектные организации заточена. Из описания: "...инструмент коллективной разработки документов и организации архива предприятия в различных предметных областях. Система обеспечивает оперативное управление и долгосрочное хранение нормативно-правовой, проектно-сметной, конструкторской, административно-распорядительной, договорной и иной документации и информации..."
Кстати, описанная ранее связка Outlook + Lotus +Lync вполне жизнеспособна, работает в крупной организации уже несколько лет. Кроме того к ней для определенных подразделений и определенных задач прикручены еще 1С, Autodesk Vault, ряд плюшек, разработанных своими программистами и т.д.
__________________
На вкус и цвет все фломастеры разные...

Последний раз редактировалось Snick, 25.09.2014 в 07:29.
Snick вне форума  
 
Непрочитано 25.09.2014, 08:03
2 | #26
realdoc

Документооборот и управление
 
Регистрация: 15.01.2014
Минск
Сообщений: 1,222


Цитата:
Сообщение от ShaggyDoc Посмотреть сообщение
О, "вэб-интерфейс" это вообще отдельный стон. "Этот стон у нас песней зовется". Именно "студенты" его и делают.
Как дополнение к win-интерфейсу очень нужная вещь - например заказчики вовсе не горят устанавливать у себя какие-то дополнительные программы, а интернет есть у каждого.
Цитата:
Сообщение от ShaggyDoc Посмотреть сообщение
А вот контроль его всегда интересует. Холопов надо контролировать, чтобы иногда "пороть на конюшне". И в результате контроль выходит на первое место, но включается "соображалка".
контроль исполнения поручений в проектном деле вообще дело 10-е по нескольким причинам:
1. Большинство проектных организаций 10-20 человек. Там и так всех видно.
2. Проектные организации в России очень расхлябаны творческие, где порядка который бы укладывался в достаточно четкие и одновременно простые правила быть не может по определению.
В большинстве случаев достаточно простого контроля рабочего времени.
Самая большая проблема это убрать бардак в хранении проектной документации - обеспечить ее организованное централизованное хранение, которое бы с одной стороны предоставляло элементарные права доступа, с другой стороны - не мешало работать.
Иными словами то что предусматривается в обычных "офисных" СЭД это 10% проблемы, а хранение и доступ к документации это 90% проблемы. И решать надо начинать именно с 90%. Но руководители конечно всегда хотят начинать с первых 10% не понимая главного - если они не могли этого делать без СЭД, не смогут и с СЭД. Так же как тому кто не умеет считать столбиком руками и калькулятор не особо поможет.
Цитата:
Сообщение от ShaggyDoc Посмотреть сообщение
и людей начинают ломать.
Определенная доля решимости со стороны руководства должна быть. И часто ломать людей тоже надо. Примеры:
1. в организации есть учет рабочего времени - все стало прозрачно, кто чем и когда занимался. Один человек ну ни в какую не хочет его заполнять, так и говорит: "я работаю как работаю, контролируйте когда я что заканчиваю, а не когда что делаю". К слову человек и делал всегда все медленно и не успевал, так что вопрос был не праздный. В итоге проще оказалось уволить человека чем объяснять всем остальным почему все должны заполнять, а Петя может не делать этого.
2. Аналогично по системе наименования файлов - вот ну нравится некоторым называть файлы не по шифру, а вида "Подпорная стена_new_new_new.dwg" (реальный пример). Нет желания потратить 10 секунд на правильное наименование файл типа другие должны потом тратить время при поиске - до свидания.
3. Есть порядок каждый день создавать *.pdf-публикацию файла чертежа. Уговаривать каждого делать это каждый день? Проще не работать с такими людьми.
А если думать "Ну Нина Ивановна у нас уже 20 лет работает - ну не умеет она листы создавать в автокаде, путь без публикации обойдется" то бардак который был он и останется.
realdoc вне форума  
 
Непрочитано 25.09.2014, 08:27
#27
Солидворкер
Moderator

Конструктор (машиностроение)
 
Регистрация: 23.10.2006
Россия
Сообщений: 22,991
<phrase 1=


Цитата:
Сообщение от Сергей812 Посмотреть сообщение
а общий уровень выпускаемой документации стал зависеть исключительно от компетентности сотрудников
Хм, странно это... Обычно ведь качество выпускаемой продукции зависит от положения Сатурна в зодиаке, а не от уровня профессионализма тех, кто ее делает...
Солидворкер вне форума  
 
Непрочитано 25.09.2014, 08:51
#28
SERG35


 
Регистрация: 06.05.2007
МОСКВА
Сообщений: 29


Цитата:
Сообщение от Сергей812 Посмотреть сообщение
У нас в свое время "успешно" внедрили систему управления Мегаплан в виде вэб-интерфейса по сути. Про интерфейс и функционал системы даже говорить не буду (такое впечатление, что проектировали вчерашние студенты с весьма слабым представлением об "юзабилити"), расскажу о реальном результате. Поскольку возможность указывать ссылки на файлы на сервере просто отсутствует (можно лишь залить ограниченный объем в хранилище мегаплана), как и вести какой-то вменяемый диалог - то функционал этой управленческой системы свелся лишь к указыванию новых объектов и отчету о количестве потраченных часов. А основная информация идет по трем взаимно дублирующим каналам: голосовой, аська и почта - в результате чего функционал менеджеров-проектов и производственного отдела частично успешно был свален на проектировщиков, а общий уровень выпускаемой документации стал зависеть исключительно от компетентности сотрудников. Попытки в свое время "достучаться" до мозга вышестоящего руководства с рядом хотя бы простейших организационных вопросов (исходя из опыта предыдущих работ) завершались его (начальства) отмашками - мол, работа то делается, все само организуется.. Т.е. если ваше руководство "не вышло" из низов с опытом практической работы и не имеет желание заниматься организационными вопросами - можно внедрять чего угодно с одинаковым результатом.. имхо
Что посоветуете вместо "Мегаплана" с аналогичной идеологией, но лучшей реализацией ?
SERG35 вне форума  
 
Непрочитано 25.09.2014, 09:17
1 | #29
ShaggyDoc

Thượng Tá Quân Đội Nhân Dân Việt Nam
 
Регистрация: 14.03.2005
44d32'44"С, 33d26'51"В
Сообщений: 13,381


Цитата:
Как дополнение к win-интерфейсу очень нужная вещь - например заказчики вовсе не горят устанавливать у себя какие-то дополнительные программы, а интернет есть у каждого.
Типичная лапша на уши "интеграторов" руководителям - "интернет есть". Это "интеграторы" не горят желанием делать клиентские программы и их устанавливать. Проще облапошить начальника.

Веб-интерфейс чрезвычайно медленная штука для документооборота (при всем наличии современных библиотек), потому что надо каждый раз генерировать html, крутить javascript и прочее. В СЭД крутятся тысячи и десятки тысяч документов, карточек и прочего. Это все должно быстро отображаться. Не говоря уж о чертежах и прочей специфике.

Когда вначале руководителю показывают "пустую" системы - всё хорошо. А вот когда она наполняется, то интеграторов уже след простыл, а руководитель не слышит проклятий подчиненных.

Через веб-интерфейс необходимо работать, когда круг пользователей неопределенный - форумы, магазины и прочее. А СЭД делается для узкого круга конкретных клиентов, которым и надо ставить быстрые клиентские программы.

Цитата:
контроль исполнения поручений в проектном деле вообще дело 10-е по нескольким причинам:
1. Большинство проектных организаций 10-20 человек. Там и так всех видно.
Это для кого-то 10-е, а для начальства - первое.

А если 20 человек, то зачем СЭД? И так "всё видно".

Цитата:
Иными словами то что предусматривается в обычных "офисных" СЭД это 10% проблемы, а хранение и доступ к документации это 90% проблемы. И решать надо начинать именно с 90%. Но руководители конечно всегда хотят начинать с первых 10% не понимая главного - если они не могли этого делать без СЭД, не смогут и с СЭД
Вот это верно.

Цитата:
Определенная доля решимости со стороны руководства должна быть. И часто ломать людей тоже надо
Да. Надо. Часто надо. Но смотря на чём. Вот порядок во всём комплексе унификации приемов работы (слои, имена файлов и прочее) наводить надо, в том числе путем репрессий. Но и это надо уметь делать. А беда многих "внедренцев чего угодно" в том, что они не умеют работать с людьми, не умеют им объяснить, и не считают нужным это делать.

Цитата:
Проще не работать с такими людьми
А может проще не работать с теми, кто не умеет и не хочет объяснить (по-ихнему "уговаривать")? У нас был такой "незаменимый" кадр, который пытался "всех уволить", потому что "все тупые", "мне проще самому". Так его уволили, а взяли другого. И работа пошла, и все "поумнели".

У нас ведь так надо "всю страну уволить" - ну совершенно же неправильный народ попался.
ShaggyDoc вне форума  
 
Непрочитано 25.09.2014, 10:02
#30
Сергей812


 
Регистрация: 10.08.2013
Сообщений: 11,004


Цитата:
Сообщение от realdoc Посмотреть сообщение
2. Аналогично по системе наименования файлов - вот ну нравится некоторым называть файлы не по шифру, а вида "Подпорная стена_new_new_new.dwg" (реальный пример). Нет желания потратить 10 секунд на правильное наименование файл типа другие должны потом тратить время при поиске - до свидания.
Как вариант - сделать кнопочки с макросами для автоматического/полуавтоматического наименования файлов. Или вообще на события сохранения соответствующие посадить макросы. А наказывать надо не увольнением, а рублем. Чтобы мозги "вправились" у тех, у кого еще возможно сделать.

Цитата:
Сообщение от realdoc Посмотреть сообщение
Есть порядок каждый день создавать *.pdf-публикацию файла чертежа.
Опять же, можно сделать автоматический перевод в PDF-как бэкап. Уже много лет те же AutoCAD и Word прекрасно умеют это делать сами без внешних виртуальных принтеров. Или посадить человека в возрасте, который ответственно и с удовольствием будет делать эту монотонную работу.

Цитата:
Сообщение от Солидворкер Посмотреть сообщение
Обычно ведь качество выпускаемой продукции зависит от положения Сатурна в зодиаке, а не от уровня профессионализма тех, кто ее делает...
Ну извините - так получилось

Цитата:
Сообщение от SERG35 Посмотреть сообщение
Что посоветуете вместо "Мегаплана" с аналогичной идеологией, но лучшей реализацией ?
С аналогичной идеологией - ничего. Это программа для менеджеров, для продажников. А так - смотрите выше по ветке - многие системы документооборота там уже упоминались.
Сергей812 вне форума  
 
Непрочитано 25.09.2014, 11:45
#31
realdoc

Документооборот и управление
 
Регистрация: 15.01.2014
Минск
Сообщений: 1,222


Цитата:
Сообщение от ShaggyDoc Посмотреть сообщение
Типичная лапша на уши "интеграторов" руководителям - "интернет есть". Это "интеграторы" не горят желанием делать клиентские программы и их устанавливать. Проще облапошить начальника.
Я имел ввиду не заказиков "интеграции", а в этом случае Заказчиков-заказчиков. Т.е. именно заказчика строительного проекта. У них могут быть десятки проектных организаций и от каждой они будут ставить клиента? ну конечно.
Все сотрудники постоянно работающие с системой работают через win-интерфейс. От идеи вэб-интерфейса как основного отказались еще в зародыше системы, хотя идея такая была.
Цитата:
Сообщение от ShaggyDoc Посмотреть сообщение
Веб-интерфейс чрезвычайно медленная штука для документооборота (при всем наличии современных библиотек), потому что надо каждый раз генерировать html, крутить javascript и прочее. В СЭД крутятся тысячи и десятки тысяч документов, карточек и прочего. Это все должно быстро отображаться. Не говоря уж о чертежах и прочей специфике.
База данных таже самая, интерфейс дополнительно, с ограниченным функционалом - заказчику-то всего и надо выкачать файлы по проекту (пусть даже и медленно), написать ошибку, посмотреть телефоны ответственных специалистов и т.п.
Цитата:
Сообщение от ShaggyDoc Посмотреть сообщение
Через веб-интерфейс необходимо работать, когда круг пользователей неопределенный - форумы, магазины и прочее.
Что есть проектная компания если не магазин ателье по пошиву изготовлению проектной документации. На входе деньги на выходе чертежи. У средней проектной организации наверное десятки и сотни заказчиков - и их круг не так уж и определен.
Цитата:
Сообщение от ShaggyDoc Посмотреть сообщение
А если 20 человек, то зачем СЭД? И так "всё видно".
Да им и не СЭД скорее нужна, а электронный архив больше. Т.е. СЭД не для организационно-распорядительных документов, а именно для хранения и быстрого нахождения документации.
Цитата:
Сообщение от ShaggyDoc Посмотреть сообщение
А может проще не работать с теми, кто не умеет и не хочет объяснить (по-ихнему "уговаривать")?
...У нас ведь так надо "всю страну уволить" - ну совершенно же неправильный народ попался.
Цитата:
Сообщение от Сергей812 Посмотреть сообщение
А наказывать надо не увольнением, а рублем. Чтобы мозги "вправились" у тех, у кого еще возможно сделать.
Понятно что начинается с простого, потом в порядке неисполнения: рассказали зачем, рассказали как (некоторым наоборот), предупредили, наказали, уволили. На каком этапе остановится сотрудник - его выбор.
Насчет "всех уволить" не лишено истины. Но не из-за СЭД, а просто выбор людей которые думают и идут в одном направлении в проектировании дает очень хороший результат. Это проще чем каждого уговаривать заполнить рабочее время в конце дня.
Цитата:
Сообщение от Сергей812 Посмотреть сообщение
Как вариант - сделать кнопочки с макросами для автоматического/полуавтоматического наименования файлов.
Так и сделали. Но не все нажимали кнопочки.
Цитата:
Сообщение от Сергей812 Посмотреть сообщение
Опять же, можно сделать автоматический перевод в PDF-как бэкап. Уже много лет те же AutoCAD и Word прекрасно умеют это делать сами без внешних виртуальных принтеров.
Да понятно что без виртуальных принтеров. Но до автоматически пока руки не дошли лисп писать - пока есть более важные задачи. Это можно и вручную сделать.
Цитата:
Сообщение от Сергей812 Посмотреть сообщение
Или посадить человека в возрасте, который ответственно и с удовольствием будет делать эту монотонную работу.
Это не монотонная работа и предназначена специально в том числе для нормальной и своевременной организации файлов. Это должен делать каждый сам.
realdoc вне форума  
 
Непрочитано 25.09.2014, 12:11
#32
Pavel_V

Снова в деле
 
Регистрация: 22.10.2010
Челябинск
Сообщений: 7,815


jola, прежде чем заводить СЭД нужно точно знать, что узкое место в конторе именно организация документооборота. Для больших контор далеко за сотню человек с несколькими директорами и кучей общих документов (документ, на котором должны расписаться несколько человек, часть из которых то в Москве, то в коммандировках) это практически всегда актуально. А для мелкой конторы, в которой каждый может подойти лично к директору и подписать бумажку - СЭД как двигатель от тепловоза на мотоцикл. Мотоцикл развалится. Стоимость неимоверная - толку минус много.
Неужели в вашей конторе нет узких мест, которые реально тормозят работу и в которые можно вложить деньги с бОльшим толком? Дорожку в бассейне для сотрудников выкупите, чтоли. Или мне отдайте.
Структурированная папка для документов на сервере с настроенными правами доступа и регулярным бэкапом для ваших целей вполне достаточна.
Оутглюку можно обучить (дополнительным функциям) даже людей в возрасте. Надо лишь разработать правила/регламенты работы с перепиской и документами (подход радикально отличается).
В дальнейшем можно осваивать руководству ЭЦП (бухгалтерия наверняка уже пользуется, а это те еще итишники).

Для хранения файлов нужно создать структуру типа:
Объект:
РД
- Архив (аннулированные чертежи)
- Оригиналы (.двг и т.д.)
- Печать (пдф и т.д.)
Сметы
- Архив (аннулированные сметы)
- Оригиналы (.гсф и т.д.)
- Печать (/пдф и т.д.)
Договор
- Оригинал (ворд и т.д.)
- Печать (скан с подписями).
- Протокол тендера.
Накладные
- Получено нами.
- Выдано в работу.

В обычном екселе можно вести статусы документов - кто как и кому документ выдал, можно прямо макросами из Оутглюка реализовать (у нас ручками это делается).

----- добавлено через ~1 мин. -----
Ну и права доступа:
Папку с договорами могут смотреть все, а править только договорной отдел. И т.д.

Последний раз редактировалось Pavel_V, 25.09.2014 в 12:17.
Pavel_V вне форума  
 
Непрочитано 25.09.2014, 12:27
#33
realdoc

Документооборот и управление
 
Регистрация: 15.01.2014
Минск
Сообщений: 1,222


Относительно того что СЭД это только для тех у кого больше 200 000 евро только на интеграцию это не так. Мы внедрили первый вариант системы когда у нас было 4 человека в конторе. И это была по сути
Цитата:
Сообщение от Pavel_V Посмотреть сообщение
Структурированная папка для документов на сервере
Т.е. БД позволяла создавать папки для альбомов в правильном порядке и быстро их находить, скрывать ненужные папки и т.п. И система хорошо прижилась. Я по прежнему считаю, что для пользователей большинства проектных организаций именно работа с папками наиболее привычна и понятна. По сравнению со всякими способами хранения файлов в базе и т.п. Особенно для людей 50+ это актуально. В одной из наших организаций есть бабушка 70 лет (ГИП и не самый худший). Она вообще один раз запустила программу и так ей пользуется уже несколько месяцув (комп на ночь она видимо не научилась выключать). А вот проекты в базе находит быстро и файлике в папке она находить умеет.
Т.е. началось все с папок и БД над ними (а еще раньше эксель с гиперссылками над папками). Потом уже появлялись всякие фенечки - в базе же есть вся информация для титульного листа - давайте сделаем титульный. А для общих данных? да все кроме собственно текста - и это сделали. Накладные - так все же есть в базе и т.д. Так что даже маленькой конторе СЭД нужна - это как тот же автокад - можно подумать он нужен только крупным конторам. Всем нужен.
Цитата:
Сообщение от Pavel_V Посмотреть сообщение
В дальнейшем можно осваивать руководству ЭЦП
Разве только руководство должно подписать файл? Нужна СЭД чтобы хранить информацию о том кто должен подписать и кто подписал.
realdoc вне форума  
 
Автор темы   Непрочитано 25.09.2014, 15:35
#34
jola


 
Регистрация: 11.11.2009
Сообщений: 349


Цитата:
Сообщение от realdoc Посмотреть сообщение
Т.е. БД позволяла создавать папки для альбомов в правильном порядке и быстро их находить, скрывать ненужные папки и т.п. И система хорошо прижилась. Я по прежнему считаю, что для пользователей большинства проектных организаций именно работа с папками наиболее привычна и понятна.
Недавно нашел служебную записку датированную 2010, где описывал саму файловую систему, а также порядок работы с файловой системой, уровни доступов сотрудникам отделов (видимость папок по отделам, чтение/запись), тема записки была "Описание файловой структуры для хранения и обмена информацией между отделами". Сделал Екселевский файлик (учетнау базу), в котором должны были фиксироваться основные моменты связанные с заказом.

Документ, был представлен руководству, ответили, что молодец, но сейчас нам некогда этим заниматься, а нужно "КОПАТЬ".
Как понимаю из ответов, нужно было продолжать развивать эту тему и сейчас не задавал бы таких вопросов, причем никаких доп затрат не потребовалось бы.
Нужно было пригласить системщика, а он на предприятии штатный, и сделать "рыбу" из папок с разграничением доступов.
Видимо, на тот момент не хватило сил бороться с начальством.

Эта структура работает и сейчас, но на 50%. Особенно тяжело с не техническими отделами, они не понимают важность структурирования информации, отслеживания изменений и т.п.

Ниже приводится одна из выдержек (то что предлагалось)

Директория - G:\XX-XX-КД\ 1 Исходные данные

Назначение:

С данной папкой работает ОРЗ (отдел работы с заказчиком). ОРЗ Выкладывает исходную информацию относительно заказа

Содержание:

Опросные листы, информация от заказчика, другая входная информация, разрешительные документы, геологические данные, съемки участка и т.п.

Доступы:

ОРЗ Чтение, Запись, Редактирование
ОПУП Чтение
АО Чтение
КО Чтение
ПО Чтение
ОКС Чтение
ЭО Чтение
Снаб. О Чтение
БО Чтение

Комментарии:

За актуальность информации находящейся в данной папке отвечает ОРЗ.
Момент передачи данных и их комплектность фиксируется в файле «Данные по структуре информации (контроль наличия данных, изменения) .xls».
В случае внесения изменений информируются все отделы, делается соответствующая запись в файле «Данные по структуре информации (контроль наличия данных, изменения) .xls».
jola вне форума  
 
Непрочитано 25.09.2014, 18:52
#35
Сергей812


 
Регистрация: 10.08.2013
Сообщений: 11,004


jola - слишком завязано на ответственность людей.. а за ответственность надо в большинстве случаев платить нормально - ибо иначе очень быстро "положат" на все..
Сергей812 вне форума  
 
Непрочитано 25.09.2014, 20:45
#36
maratovich


 
Регистрация: 12.07.2009
г. Самара
Сообщений: 2,481
Отправить сообщение для maratovich с помощью Skype™


Да поставьте ЛОЦМАН (не реклама)
+ Отечественная, техподдержка отличная (ответ на письмо - звонок на телефон в течении часа).
- Голову сломаешь прежде чем поймёшь как всё работает, нужен хороший сисадмин, слишком умная (зараза) - делает много чего, но не так как хочешь т.к. делает автоматом по нормативам.
__________________
Вопрос : Где находится Тургай ? Ответ : Между Парагваем и Уругваем.....
maratovich вне форума  
 
Непрочитано 25.09.2014, 20:57
#37
Сергей812


 
Регистрация: 10.08.2013
Сообщений: 11,004


из описания к Лоцману

Цитата:
ЛОЦМАН:ОРД работает с различными типами документов и автоматизирует основные бизнес-процессы.

Основной функционал обеспечивает решение следующих задач:
—Единая регистрация всей поступающей корреспонденции, с последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения.
—Единая регистрация всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации.
—Автоматическое присвоение регистрационных номеров документам.
—Регистрация движения документов (документооборота) внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов.
—Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел.
—Контроль своевременного исполнения поручений, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов.
—Поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации.
—Автоматизация процессов согласования и ознакомления с документами.
—Автоматизация ведения реестров (журналов).
что-то кроме контроля и отчетности не видно ничего.. а про отчетность в СЭД уже выше писалось. Из дополнительного модуля:
Цитата:
Модуль RPM позволяет:
—построить структуру декомпозиции работ,
—сформировать календарь проекта,
—вести календарное планирование и составлять сетевой график работ по проекту,
—рассчитывать трудоёмкости планов работ,
—находить критической путь,
—выдавать задания по запланированным задачам в системе ЛОЦМАН: ПГС,
—отслеживать выполнения работ,
—отслеживание загруженность исполнителей по различным задачам и проектам,
—экспортировать данные в MS Project.
а для самих проектировщиков то где функционал?
Сергей812 вне форума  
 
Непрочитано 26.09.2014, 06:43
#38
Snick

инженер-строитель
 
Регистрация: 23.11.2009
г.Челябинск
Сообщений: 121


Цитата:
Сообщение от Сергей812 Посмотреть сообщение
а для самих проектировщиков то где функционал?
Попробуйте глянуть nanoTDMS Эларос (платная) или nanoTDMS Корадо (бесплатная), вроде с этой целью и разрабатывались. Сам не пробовал, и никто мне на вопрос (пост #25) так и не ответил.
__________________
На вкус и цвет все фломастеры разные...
Snick вне форума  
 
Непрочитано 26.09.2014, 07:51
#39
Pavel_V

Снова в деле
 
Регистрация: 22.10.2010
Челябинск
Сообщений: 7,815


Цитата:
Сообщение от Сергей812 Посмотреть сообщение
а для самих проектировщиков то где функционал?
Стоит такая у наших проектировщиков. Там функционал по хранению документации хорошо организован. Даже бабушки этим Лоцманом пользуются вполне успешно. Особой ругани на Лоцман не слышал. Опять же это для больших контор система со всякими БД, внедрением и прочей поддержкой. На вырост разве что.
Pavel_V вне форума  
 
Непрочитано 26.09.2014, 09:46
#40
Сергей812


 
Регистрация: 10.08.2013
Сообщений: 11,004


Просто почему именно для проектировщиков функционал - если будет реализовано типа такого
Цитата:
Сообщение от realdoc Посмотреть сообщение
Т.е. началось все с папок и БД над ними (а еще раньше эксель с гиперссылками над папками). Потом уже появлялись всякие фенечки - в базе же есть вся информация для титульного листа - давайте сделаем титульный. А для общих данных? да все кроме собственно текста - и это сделали. Накладные - так все же есть в базе и т.д. Так что даже маленькой конторе СЭД нужна - это как тот же автокад - можно подумать он нужен только крупным конторам. Всем нужен.
то еще можно будет заинтересовать проектировщиков в дополнительных действиях для работы СЭД - причем не стоя над ними с "палкой". И это будет самый эффективный путь, имхо
Сергей812 вне форума  
Ответ
Вернуться   Форум DWG.RU > Программное обеспечение > Прочее. Программное обеспечение > Организация документооборота в небольшой проектно-производственной фирме

Размещение рекламы
Опции темы Поиск в этой теме
Поиск в этой теме:

Расширенный поиск


Похожие темы
Тема Автор Раздел Ответов Последнее сообщение
Разработка ПОС, искусство проектирования Tyhig Технология и организация строительства 117 25.11.2021 17:38