[jola]

Задача:
Необходимо организовать обмен информацией между участниками проектного и производственного процессов
Исходные данные:
Небольшая проектная и производственная фирма (свое проектирование под свое производство), количество участников, работающих с проектом (документацией) около 15 человек. Около 20-30 проектов в месяц, от начала переговоров с заказчиком, до отгрузки изделия проходит от 3 до 6 месяцев.

Архитектор 1 чел
Конструктор 4 чел
отдел продаж 2 чел
Снабженец 1 чел
отдел планирования 1 чел
Экономист 1 чел
нач. производства (2 цеха) 2 чел
Бухгалтерия 2 чел

Требуется подобрать простую систему, которую можно настроить без участия программистов силами продвинутого пользователя. Заинтересованность главным образом у конструкторов, чьи интересы я представляю, потому что бардак с информационными потоками уже надоел.
Почему-то руководство вопрос организации не волнует, а волнуют ответы на вопрос, почему косячите и то-то и то-то забыли, а почему ты этому не позвонил и не предупредил и т.п.
Нужен структурированный (связанный с номером заказа) обмен данными, главным образом в виде текстовых и табличных документов в форматах pdf и jpeg чертежи, порисушки и т.п.; Word договора и опросные листы; Excel-спецификаци; письма (входящие и исходящие) с прикреплением файлов в указанных форматах, а также DXF, DWG и других САD (быстрый просмотр CAD файлов не обязателен).
На данный момент обмен данными организован, на базе структуры папок хранящейся на сервере, где у каждого из отделов есть своя папка с одноименным номером заказа, в которой каждый отдел «варит свою кашу» и обменивается данными средствами звонка по телефону «Коль, возьми там файл, я такой-то туда-то выложил». В результате такого подхода копирование одной и той-же информации, ошибки, забывчивость, отсутствие контроля сроков изготовления и оплат и т.п.

Бегло ознакомился (на уровне прочтения информации с сайтов программы) со следующими программами:
nanoTDMS Корадо
Платформа TDMS 4.0
E1 Евфрат Система электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов
TechnologiCS-DOC Документооборот

По описанию, как показалось, нам подходит E1 Евфрат

Вопросы:
1. Стоит ли заморачиваться с документооборотом на базе специальных программ в условиях маленькой фирмы? Интересует опыт использования форумчанами программами документооборота в масштабах маленькой фирмы.
2. В условиях небольшой конторы стоит ограничиться файловой структурой и заставить ей правильно пользоваться сотрудников методами жесткого террора?
3. Кто-то пользовался E1 Евфрат? Интересует опыт применения.

[kp+]

Сообщение от maratovich - Ты документацию сделал ? - Да. - А почему чертежи на детали в ЛОЦМАН не закинул ? - Абрр... ну... потом.... Потом этот чел сам будет искать эти чертежи. Не пробиваемый вопрос.

Если документация, не сданная в эл. архив все же считается сделанной - нет никакого вопроса ни к Вам, ни к "челу". Вот когда "чел" с удивлением обнаружит, что если не сдал документацию в эл. архив - значит поработал бесплатно, на все вопросы найдутся ответы. Собирайте статистику, если начальство не обращает внимания. Главное - не скатиться к банальному доносительству

[realdoc]

Сообщение от maratovich - А почему чертежи на детали в ЛОЦМАН не закинул ?

1. Может я неправильно понимаю, но по мне сама постановка вопроса неверная. В Лоцман не надо "закидывать", в лоцмане надо "работать". Т.е. работа должна быть организована примерно так: В лоцмане создается документ, потом с ним работают.
2. Решается очень просто (на уровне руководства конечно же): "я тебя уже предупреждал чтобы ты так не делал?" - "Да" - "Ну тогда не обижайся - на первый раз штраф будет 100 долларов, в следующий раз будет больше".

Сообщение от ShaggyDoc Нет, не перейдет. Даже если на словах будет выражено возмущение, и даже если виза такая будет.

Совершенно точно не перейдет. Проходил в нескольких фирмах. На словах конечно поддержат, похлопают по плечу - скажут подготовить какую-нибудь программу внедрения, т.е. пошлют подальше по сути. Т.е. все как бы за, но чтобы: а) это было сделано без них, б) сделано без денег.

Сообщение от SERG35 как правило нет культуры пользования, элементарный электронный архив не получается сделать все "копают", "ерундой заниматься некогда.

Что верно, то верно. Даже просто называть файлы чтобы понятно было и то часто не могут, что уж говорить про СЭД.

Сообщение от kp+ Основные законы те же, но начальные и граничные условия чуть другие потому и результаты другие

ерунда - все тоже самое. Можно подумать что расчет возврата инвестиций отличается "там" и "тут". Просто "там" его делают, а "тут" нет.

[maratovich]

Сообщение от kp+ Если документация, не сданная в эл. архив все же считается сделанной

Так и получается, бумажный подписанный оригинал он отнёс в архив.

Сообщение от realdoc В лоцмане создается документ, потом с ним работают.

Проходили уже, эта фигня слишком умная, а нам надо под маразматические потребности которые можно сделать только таким способом. Например - делать чертежи на стандартные изделия (отводы, фланцы и т.д.).

А по поводу штрафов - нам и так не сладко живётся.... Вот над менагерами мы любим поиздеваться....

[realdoc]

Сообщение от maratovich Так и получается, бумажный подписанный оригинал он отнёс в архив.

Мы сделали по-другому:
1. человек выполнив проект в СЭД помечает его как законченный, т.е. архивный.
2. Только после этого он может подать заявку на печать в отдел печати.
3. Экземпляры отпечатают и принесут ему (и всем остальным) на подпись специалиста отдела печати.
4. После того как он подпишет и все остальные бумажный экземпляр уйдет в архив.
Для тех кто считает, что СЭД это только для больших фирм - система такая начала работать с 5-м сотрудником в компании.

Сообщение от maratovich Например - делать чертежи на стандартные изделия (отводы, фланцы и т.д.).

Вроде бы лоцман поддерживает внешние ссылки. Можно на них организовать систему хранения и вставки внешних ссылок. Хотя может у вас своя какая-то специфика.

Сообщение от maratovich А по поводу штрафов - нам и так не сладко живётся...

Дело не в штрафах - это как бумага в туалете :-). Не так трудно положить новый рулон как неприятно оказаться без такового в ответственный момент. Поэтому у каждого должно быть понимание, что если на тебе закончился рулон - повесь новый.
С архивом тоже самое - тебе приятно когда ты можешь найти быстро файл? Когда можешь распечать файл в один клик? По имени файла определить сразу к какому проекту он относится? И другим тоже приятно - поэтому раз понимание необходимости этого есть - обеспечь чтобы это всегда выполнялось - не можешь - пару раз попредупреждаем после чего будем относиться как к игнорированию со всеми вытекающими.

[ShaggyDoc]

Один нехороший, но умный и хитрый человек когда-то сказал "Кадры решают всё". Благодаря манипуляциям с кадрами (в том числе жестоким) он достигал своих целей.
В проектном деле тоже кадры решают всё. А кадры у нас есть хорошие, но не там, где надо бы. И это даже не "тупые тётки" и не прочие "маразматики". Они "народ", а "другого народа у меня для вас нет", как говорил тот же человек. Он и народ шерстил, но и руководителй и организаторов.

В области САПР и СЭД есть прекрасные специалисты, но они бьются в одиночку. Так достичь результата невозможно. Нужны небольшие, но команды. Хотя бы 3-4 человека, т.е. в рамках обычных "отделов САПР". Но не просто случайное сборище, как сейчас обычно бывает, а именно команда, заточенная на единую цель.

Мы когда-то с Петром Лоскутовым (он же Alaspher на этом форуме) квасили и рассуждали, что если бы нам с ним работать в одном месте, да ещё пару известных человек (например с этого же форума), то за год сделали бы в любой организации и САПР и СЭД и ГИС впридачу. И директора бы "построили". А в одиночку не получается. Кстати, в составе команды должен быть человек, который сам может ничего не уметь разрабатывать, но который умеет обучить и уговорить самую тупую "тётку" любого пола и возраста. Я таких людей знал.

У нас была такая команда из 4-х человек и мы за год полностью перестроили работу организации, несмотря на явный саботаж нескольких человек. Но потом, увы, эту фирму ликвидировали по политическим мотивам, а нам пришлось разбежаться по разным местам.

[Сергей812]

Так нужна СЭД для небольших компаний или нет?)

Вопросами СЭД в текущей фирме уж точно заниматься не буду (эффективные менеджеры окончательно захватили власть ), хотя какая то минимальная структура папок и файлов в проектах совместными усилиями нескольких человек организована. Но, например, где явно не хватает функционала СЭД - постоянно приходят изменения и дополнения от смежников. И в результате регулярно в поисках какой то информации дополнительной приходиться "перерывать" файлы в соответствующих папках. Или ходить выяснять у тех - кто занимался этим вопросом чуть ранее в рамках проекта. Бесполезная трата времени, имхо.

[ShaggyDoc]

Так нужна СЭД для небольших компаний или нет?

Для компаний - нужен. Даже если "компания" из одного человека. Для работников - пофиг. А будет или нет - зависит от того, как устроены мозги у руководства. Чаще всего никакого СЭД нет и не будет.

[vivol]

Сообщение от kp+ Веселi, браття, часи настали - ми наближаємось до мети....(С)

Ну их, брат, такие времена!

[detrah]

Сообщение от Сергей812 Так нужна СЭД для небольших компаний или нет?)

1. Если хотите сделать так, чтобы информациz стала достоянием организации, а не конкретного человека, то однозначно нужна!
2. Если уверены, что готовы потерпеть некоторые неудобства в работе (особенно на начальном этапе) - однозначно нужна!

[ShaggyDoc]

чтобы информацию стала достоянием организации, а не конкрентного человека, то однозначно нужна!

И даже для "конкретного чоткого пацана" на его собственном домашнем компьютере она нужна. И практически полуготовую СЭД хотя бы в качестве архива уже дает "масдайка".

Все-таки даже "чоткие пацаны" уже не складывают всё в корень диска С:, а догадываются создавать папки. А были времена, и туда всё валили. Правда теперь "особо чоткие" умудряются всё сваливать на Рабочий стол.

Но в Windows предусмотрено специальное пространство имен со специальными папками. И действуют правила - какую информацию куда помещать.
Есть Мои документы, Общие документы, Сетевое окружение, Рабочий стол, папки для общих и пользовательских настроек и т.п. Ими только надо уметь пользоваться, хотя бы на уровне обычного пользователя. Есть система прав пользователей (с прериодическими приступами паранойи в разных версиях), есть Сводка файлов, имеется возможность просматривать Эскизы. Это уже основа СЭД. Надо привыкнуть правильно именовать папки и файлы да заполнять Сводки и полдела для простейшей системы уже сделано. К ней в любой момент можно и БД с дополнительной информацией прицепить. И даже это уже давно сделано, например файлы description в Total Commander. И даже презренный Блокнот умеет автоматически (без горячей клавиши) вставлять в файл дату и время, если в первой строке записано .LOG - это уже возможность для ведения всяких пометок.

Но редко кто правильно использует имеющиеся возможности. Все же "шибко умные". Зачем я буду держать текущую работу в подпапке Моих документов? Это же для "тупых" - папка с таким длинным полным именем. Я лучше сделаю "Свои документы" и буду каждый раз долго лазить по файловой системе при открытии документа из диалога.

А наши бравые "программисты" гордятся, что "ихние программы" сделаны наперекор правилам. И очень удивляются, что на чужом компьютере они вдруг не работают.

[kp+]

Так и получается, бумажный подписанный оригинал он отнёс в архив. ................. А по поводу штрафов - нам и так не сладко живётся....

Я, кстати, штрафы тоже не поддреживаю. По идее, должно быть просто: не сдал чертежи в эл. архив - не приняли и в бумажном, значит, не заплатили. Сдал - молодец, возьми пирожок.

Вот над менагерами мы любим поиздеваться....

Если ваши менагеры достойны только того, чтобы над ними издеваться - неудивительно, что СЭД не работает как надо

[Солидворкер]

Сообщение от kp+ Я, кстати, штрафы тоже не поддреживаю.

Начать с того, что в ТК никаких штрафов не предусмотрено.

[Сергей812]

Сообщение от Солидворкер Начать с того, что в ТК никаких штрафов не предусмотрено.

Не начисление премий эквивалентно штрафу и не запрещено ТК)

[realdoc]

Сообщение от kp+ Я, кстати, штрафы тоже не поддреживаю. ...значит, не заплатили.

Что в общем-то одно и тоже. Не заплатили часть зарплаты (премии) - тоже самое. С одной лишь разницей - в вашем случае человек знает, что получит деньги когда сдаст. Соответственно если деньги ему не очень нужны в данный момент - он может с ухмылкой игнорировать любые требования, потом (например в конце месяца) все сдать и получить свои денежки. И каждый месяц будет повторяться одно и тоже - подчистка "хвостов" к зарплате. В случае штрафа (лишения премии) так не получится - не сдал в архив допустим в течении двух дней - помахай ручкой паре тысяч рублей навсегда. Больше и не надо - либо человек поймет с первого раза либо нет.
Одно время я работал в конторе где директор очень ценил таинство передачи денег из рук в руки и делал это обязательно поздним вечером - часов в 9. Чувство, что люди ждут когда он даст им денег было для него бесценно. Я через пару месяцев на это забил - приходил утром и спрашивал зарплату, если говорил: "вечером зайди" я делал точно также - сначала он нервничал поэтому поводу и старался отослать на вечер, но потом смирился и стал нормально отдавать утром. Вот это как раз пример (хоть и положительный) как человек которому не очень нужны в данный момент деньги может спокойно игнорировать систему если уверен что деньги получит.

Сообщение от Солидворкер Начать с того, что в ТК никаких штрафов не предусмотрено.

абсолютно симметрично там не предусмотрено никаких "забыл" или "сознательно игнорирую" или "сделаю потом".

[vivol]

Сообщение от realdoc Одно время я работал в конторе где директор очень ценил таинство передачи денег из рук в руки и делал это обязательно поздним вечером - часов в 9.

Такие времена могут вернуться...

Сообщение от kp+ Веселi, браття, часи настали - ми наближаємось до мети....(С)

http://teksty-pesenok.ru/rus-okean-e...stali/1880000/

----- добавлено через ~1 ч. -----

Сообщение от Сергей812 Так нужна СЭД для небольших компаний или нет?)

Сообщение от Сергей812 Бесполезная трата времени, имхо.

Согласен.
Время не пришло. Чтобы сеять, нужна подготовленная почва. Пока её нет. Грамотные энтузиасты могут решить вопрос в отдельной фирме, но надолго ли ?

[che81]

можно обходится без СЭД, когда контора работает ровно - т.е. делают одну и туже работу и механизм (не важно какой) более-менее отлажен и все трудности можно решить путём отдачи устных указаний.
Но поработав с людьми, я убедился что инструкциями, штрафами, разговорами нельзя заставить непостоянный коллектив работать строго в рамках прописанного алгоритма.
Нужна система, которая сделает невозможной работу вне рамок алгоритма. Такой системой должна быть СЭД.
Основные проблемы при работе проектного дела (и следовательно первостепенные задачи для СЭД):
1) Контролировать актуальность чертежей:
- проектировщики не всегда выкладывают последние версии на сервер, могут "втихую" внести изменение, могут сами передать исправленные чертежи минуя ГИПа, короче могут распоряжаться чертежами как захотят и не всегда ставят своих манагеров в известность (ибо они обычные люди);
- когда объект параллельно проектируется, проходит экспертизу и строится есть много копий проекта у разных людей; все они дают свои замечания к проекту - кто-то даёт замечания через ГИПа/менеджера, кто-то напрямую проектировщику, часть замечаний снимает ГИП не привлекая проектировщика - как результат сложно проконтролировать выполнение всех замечаний и синхронизировать изменение проекта (чтобы у всех был окончательный вариант); в итоге мы имеем разные проекты у проектировщика, ГИПа, эксперта, подрядчика;
- на все "простые" советы могу сказать одно: когда изменений много (особенно мелких) и когда они поступают часто и от разных людей - невозможно путём ручного управления уследить за всем; Outlook очень помогает, но это не то ... сейчас я просто закрываю глаза на этот бардак ибо у остальных не лучше...

2) Контролировать работу проектировщиков:
- хочется иметь инструмент, который позволит анализировать сколько и почему проектировщик тратит времени на разработку проекта, сколько изменений вносит и проч. статистические данные для анализа;
- хочется иметь систему постановки задач и контроля их исполнения с привязкой к конкретному исполнителю/разделу.

После изучения вопроса я остановился на Autodesk Vault.
Сейчас я напрягаю руководство и админов, чтобы установили необходимое ПО.

Есть у кого-нить опыт работы с Волтом?

[Сергей812]

Сообщение от che81 - хочется иметь инструмент, который позволит анализировать сколько и почему проектировщик тратит времени на разработку проекта, сколько изменений вносит и проч. статистические данные для анализа;

Бредовая постановка задачи, имхо - у вас излишек проектировщиков, что есть кому писать мемуары вместо работы?

[Chardash]

Как вариант по п. 2 удобно использовать органайзер LeaderTask http://www.leadertask.info/. Сегодня у них почему то основной сайт не работает. Тоже рассматривал несколько систем GTD, предложенный Глебом Архангельским аутлук не устроил отсутствием разбивки задач на подзадачи, в LeaderTask это есть. Так же есть возможность назначения и отслеживания выполнения задач руководителем.

[che81]

Сообщение от Сергей812 Бредовая постановка задачи, имхо - у вас излишек проектировщиков, что есть кому писать мемуары вместо работы?

вот именно, что мемуары писать не хочется, но хочется иметь инструмет, который позволит анализировать работу проектировщика. Анализировать не для того чтобы карать, а для того, чтобы видеть на что тратится время и как за счёт чего можно повысить производительность

[Сергей812]

Сообщение от che81 вот именно, что мемуары писать не хочется, но хочется иметь инструмет, который позволит анализировать работу проектировщика. Анализировать не для того чтобы карать, а для того, чтобы видеть на что тратится время и как за счёт чего можно повысить производительность

Уже поднимался подобный вопрос и ветка сразу же успешно "заглохла")

На мой взгляд, в нашей стране есть два пути долговременного поднятия производительности проектного отдела: фантастический - адекватная система материальной стимуляции (включая премии и за рационализаторство) в самом отделе, или реальный - наем профессионалов с практическим опытом оптимизации процесса проектирования.