[jola]

Задача:
Необходимо организовать обмен информацией между участниками проектного и производственного процессов
Исходные данные:
Небольшая проектная и производственная фирма (свое проектирование под свое производство), количество участников, работающих с проектом (документацией) около 15 человек. Около 20-30 проектов в месяц, от начала переговоров с заказчиком, до отгрузки изделия проходит от 3 до 6 месяцев.

Архитектор 1 чел
Конструктор 4 чел
отдел продаж 2 чел
Снабженец 1 чел
отдел планирования 1 чел
Экономист 1 чел
нач. производства (2 цеха) 2 чел
Бухгалтерия 2 чел

Требуется подобрать простую систему, которую можно настроить без участия программистов силами продвинутого пользователя. Заинтересованность главным образом у конструкторов, чьи интересы я представляю, потому что бардак с информационными потоками уже надоел.
Почему-то руководство вопрос организации не волнует, а волнуют ответы на вопрос, почему косячите и то-то и то-то забыли, а почему ты этому не позвонил и не предупредил и т.п.
Нужен структурированный (связанный с номером заказа) обмен данными, главным образом в виде текстовых и табличных документов в форматах pdf и jpeg чертежи, порисушки и т.п.; Word договора и опросные листы; Excel-спецификаци; письма (входящие и исходящие) с прикреплением файлов в указанных форматах, а также DXF, DWG и других САD (быстрый просмотр CAD файлов не обязателен).
На данный момент обмен данными организован, на базе структуры папок хранящейся на сервере, где у каждого из отделов есть своя папка с одноименным номером заказа, в которой каждый отдел «варит свою кашу» и обменивается данными средствами звонка по телефону «Коль, возьми там файл, я такой-то туда-то выложил». В результате такого подхода копирование одной и той-же информации, ошибки, забывчивость, отсутствие контроля сроков изготовления и оплат и т.п.

Бегло ознакомился (на уровне прочтения информации с сайтов программы) со следующими программами:
nanoTDMS Корадо
Платформа TDMS 4.0
E1 Евфрат Система электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов
TechnologiCS-DOC Документооборот

По описанию, как показалось, нам подходит E1 Евфрат

Вопросы:
1. Стоит ли заморачиваться с документооборотом на базе специальных программ в условиях маленькой фирмы? Интересует опыт использования форумчанами программами документооборота в масштабах маленькой фирмы.
2. В условиях небольшой конторы стоит ограничиться файловой структурой и заставить ей правильно пользоваться сотрудников методами жесткого террора?
3. Кто-то пользовался E1 Евфрат? Интересует опыт применения.

[Fogel]

СЭД для большой компании какой год лепим, но тут штат нужен какой у маленьких компаний вообще есть. В общем работал и там и там, для большой компании обязательно, а для маленькой... грамотный делопроизводитель и разумная организация сетевых папок решают все (уж дешевле и проще в настройке одназначно). Закончили проект, все отпечатали, на болванку нарезали и в коробочку на полку поставили, бо проекты вечно между собой никак не связаны - закончили и вспомнят если только переделки всплывут, но для этого существует небольшая выдержка перед "консервацией". В микроконторе почти нет сложного жизненного цикла проекта и почти нет наслаивающихся проектов из разных циклов (в большой конторе до десятка проектов разом на мне висело, занимался по мере срочности, а в мелкой всегда один).

[vivol]

Сообщение от jola Задача: Необходимо организовать обмен информацией между участниками проектного и производственного процессов Исходные данные: Небольшая проектная и производственная фирма (свое проектирование под свое производство), количество участников, работающих с проектом (документацией) около 15 человек. Около 20-30 проектов в месяц, от начала переговоров с заказчиком, до отгрузки изделия проходит от 3 до 6 месяцев.

Уважаемые коллеги, увлеклись все вопросами СЭД, наверное все бывшие или настоящие систадмины или системные программисты... А где проектировщики? Прочитайте внимательно постановку задачи. Речь идет о небольшой конструкторской фирме, работающей в системе ЕСКД. А проектируют в системе СПДС. Две принципиально различные системы документооборота и организации предприятия. Соответственно и СЭД в проектной организации имеет свои особенности. Форум DWG - это форум проектировщиков.
Хотелось бы услышать позицию проектировщиков по организации СЭД. Я думаю, что систадмины не специалисты в области систем конструирования или проектирования, им без разницы чего автоматизировать - канцелярию или проектное дело, в этом также есть вопрос... Надо, чтобы постановщиками вопроса были ГИПы, им виднее..

[realdoc]

Сообщение от Сергей812 фантастический - адекватная система материальной стимуляции (включая премии и за рационализаторство) в самом отделе

Вариант фантастический, но совсем не потому что никто не будет стимулировать. А потому что одной материальной составляющей много не на стимулируешь - условно: любой организации платить одному работнику 100 тысяч гораздо выгодней чем двум по 50 тысяч. Но один работник не будет работать вдвое лучше если ему платить вдвое больше - иначе бы проще было нанять одного и платить ему в 30 раз больше чем нанять 30 человек. Более того, работник может начать работать еще хуже если увидит что денег ему (более чем) достаточно.

Сообщение от Сергей812 реальный - наем профессионалов с практическим опытом оптимизации процесса проектирования

Вот это верный путь - работать с профессионалами, причем как гениальными от природы, так и с большим стажем опытом проектирования.

Сообщение от Fogel Закончили проект, все отпечатали, на болванку нарезали и в коробочку на полку поставили

Проходили вариант с болванками - утопический. Найти что-то через 3 месяца - нереально. Как хранить изменения - непонятно и много других проблем. Сервер наше все с периодическими бэкапами.

Сообщение от Fogel в большой конторе до десятка проектов разом на мне висело, занимался по мере срочности, а в мелкой всегда один

Это недостаток организации труда, а не недостаток масштаба.

Сообщение от vivol А где проектировщики? Прочитайте внимательно постановку задачи. Речь идет о небольшой конструкторской фирме, работающей в системе ЕСКД. А проектируют в системе СПДС.

Как я уже писал - мы активно занимаемся проектированием, СЭД начали внедрять когда в фирме было 4 человека. Это имеется ввиду "нормальную" СЭД на основе базы данных. Файлик в экселе с гиперссылками на папки альбомов завели с первым же работником, причем тут же был и файлик с ошибками - т.е. уже с двумя работниками мы вели учет ошибок документации, время их назначения и решения и т.п. нормальным способом, а не "распечатай на А3, я тебе обведу". Фирма у нас как раз чисто конструкторская.

Сообщение от vivol Надо, чтобы постановщиками вопроса были ГИПы, им виднее..

Молодых ГИПов мало, а ГИПы со стажем плохо (как правило) ориентируются в современных технологиях, поэтому поставить задачу программистам, составить грамотное техническое задание для них большая проблема. Если бы молодость знала, если бы старость могла (с).

[Fogel]

С точки зрения проектировщика мне вообще фиолетово что там и как происходит, лишь бы не совсем убогий "интуитивно понятный интерфейс" (который ничем другим не поймешь) и скорость реакции системы была достойной. Для проектировщика нужен минимум функций - поиск, просмотр, сформировать комплект, печать... Тут основные задачи для планового бюро, начальников всех мастей, архива...

[detrah]

Сообщение от vivol Хотелось бы услышать позицию проектировщиков

Какую позицию вы хотите услышать. у всех она разная. Но все в голос скажут - лишь бы не мешала зарабатывать бабло выполнять свои прямые обязанности.
Необходимость в СЭД определяют не рядовые проектировщики, а руководители. Для них в первую (а может и последнюю) очередь это надо.

[Сергей812]

Сообщение от realdoc Но один работник не будет работать вдвое лучше если ему платить вдвое больше - иначе бы проще было нанять одного и платить ему в 30 раз больше чем нанять 30 человек. Более того, работник может начать работать еще хуже если увидит что денег ему (более чем) достаточно.

Не совсем корректное утверждение для проектировщиков. Монтажник или пусконаладчик - да, при увеличении з/п в два раза вторая пара рук не вырастет. А вот проектировщик может при наличии мозгов и прямых рук оптимизировать свои трудозатраты на обработку информации.

Да и сотрудников стимулирует не только величина з/п, но и ее отношение к общеотраслевым уровням з/п по региону и к уровню з/п коллег - это основы управленческой психологии). А чтобы сотрудник не "зажирался" - надо з/п только индексировать по инфляции (держа на среднем уровне по региону в отрасли), а увеличивать за счет премий - пресловутый кнут и пряник.

Сообщение от vivol Хотелось бы услышать позицию проектировщиков по организации СЭД. Я думаю, что систадмины не специалисты в области систем конструирования или проектирования, им без разницы чего автоматизировать - канцелярию или проектное дело, в этом также есть вопрос... Надо, чтобы постановщиками вопроса были ГИПы, им виднее..

ГИПы тоже не способны объять весь процесс с точки зрения проектировщиков. Процесс должен быть многоступенчатый: исполнители->их руководители и т.д. по иерархии. и на каждой ступени иерархии информация "снизу" обобщается и формализуется - чтобы избежать малозначительных хотелок от отдельных сотрудников.

[vivol]

Сообщение от Fogel С точки зрения проектировщика мне вообще фиолетово что там и как происходит, лишь бы не совсем убогий "интуитивно понятный интерфейс"

Здесь надо был заменить слова " проектировщика на программиста" и тогда получим абсолютно точную позицию современного разработчика СЭД , в результате которой мы имеем то, что имеем....
В любой фирме главное - технологический процесс, вторично - все стальные процессы. В проектной фирме главное - процесс получения продукта проектирования - проектной и рабочей документации. Автоматизация технологического процесса в такой фирме - непростая задача. Разработчик такой системы должен знать процесс организации работы, начиная с подготовки конкурсной документации, договорной работы, собственно процесса проектирования, ведения архива и т.д. Чтобы грамотно это сделать, нужна команда профессионалов. Требуется разработка ТЗ. Даже "Лоцман" - не совсем тот продукт, который требуется для приличной автоматизации в немаленькой проектной организации (от 100 проектировщиков). Хорошая система должна уметь настраиваться на изменения в НТД на проектирование. А дружат ли программисты с НТД? Вопрос риторический... В своё время, работая в КБ, я видел, как программисты оформляли свою программную документацию по требованиям НТД. Для них это был тихий ужас. Это же свободные художники...

----- добавлено через ~21 мин. -----

Сообщение от Fogel В микроконторе почти нет сложного жизненного цикла проекта

Когда вся контора в одном помещении 8х8 или 10х10 - зачем там СЭД? там нужен МАТ для лентяев, а для хорошей команды ничего не надо...

[kp+]

Сообщение от Сергей812 Да и сотрудников стимулирует не только величина з/п

нужна команда профессионалов

Вырву цитату из контекста для того, чтобы напомнить прописную истину. По идее, любую систему, хоть САПР, хоть СЭД, нужно ОБКАТАТЬ на небольшом, но реальном объекте. Это значит, что людям для этого нужно дать БОЛЬШЕ времени и денег, т.е. пряников. При этом профессионализм и инициатива тех же людей неожиданно возрастают
Если же внедрение СЭД предполагается в свободное от работы время, без вознаграждений и с теми же взысканиями за опоздания и "косяки", что и при ранее принятом рабочем процессе - неудивительно, что от такого "кнута" все будут уворачиваться. Ну а если "программисты" и "профессионалы" вкупе с "сисодминами" установят СЭД, и с проектировщиков резко, без обкатки потребуют увеличения производительности на 146% - результат немного предсказуем

Сообщение от vivol Когда вся контора в одном помещении 8х8 или 10х10 - зачем там СЭД? там нужен МАТ для лентяев, а для хорошей команды ничего не надо...

Если контора растет, главное - не прозевать момент, когда мат станет бесполезен, а внедрение СЭД - слишком затратным

[Сергей812]

Сообщение от kp+ Если же внедрение СЭД предполагается в свободное от работы время, без вознаграждений и с теми же взысканиями за опоздания и "косяки", что и при ранее принятом рабочем процессе

Ну почему.. может быть.. если понравиться.. то кинем подачку в несколько тысяч в виде премий.. примерно у меня так и начиналось в 2012году.. поскольку года три назад я вообще не слухом, ни духом о программировании под автокад и MSOffice... то ради интереса согласился.. но взаимный интерес у нас с руководством был недолог.. потом начальство захотело, чтобы я дорабатывал программы и осуществлял техподдержку программы и пользователей все за те же деньги.. с дальнейшим развитием просто их послал в вежливой форме

[realdoc]

Сообщение от kp+ Если контора растет, главное - не прозевать момент, когда мат станет бесполезен

этот вариант можно исключить - конторы основанные на мате не растут.

Сообщение от Сергей812 потом начальство захотело, чтобы я дорабатывал программы и осуществлял техподдержку программы и пользователей все за те же деньги

Наверное у всех было примерно также - все держится на энтузиазме конкретного человека. Начальство не против, но и денег дополнительных платить за это не хочет, да и количество основной работы уменьшать не согласно.. В одной из фирм просто предложил взять "нормального" программиста, обосновал необходимость, а толку - это же платить надо - дальше разговоров дело и не пошло. Через 3 года фирма закрылась - не только из-за этого, но думаю что и из-за этого тоже.

[Fogel]

Сообщение от vivol Здесь надо был заменить слова " проектировщика на программиста" и тогда получим абсолютно точную позицию современного разработчика СЭД , в результате которой мы имеем то, что имеем....

Не соглашусь. Бо когда проектировал, то вся эта иерархия меня не касалась - проект отдал своему шэфу, тот подписал и ВСЕ. Что там дальше с ним происходит меня не волнует. Как программисту приходится вникать во все тонкости жизненного цикла документа. Контора в 200 машин, СЭД - TDMS начиная с первого Команда есть и не из "свободных художников"

[detrah]

Кстати, тут ещё одна проблема обозначилась: зависимость проектной конторы от внедренца-интегратора. Хорошо, если СЭД известная и с минимумом доработок (программирования). В процессе эксплуатации для допиливания можно привлекать не только оригинального интегратора за сумасшедшие деньги, но и сторонних спецов. В ряде слуаев допилить можно самостоятельно.
Если же система написана с почти с нуля - контора поппадает в полную зависимость. И дело даже не в стоимости (цене), а просто в желании/нежелании/возможности продолжать эту работу.

[Fogel]

даже готовую систему (TDMS) приходится непрерывно пилить в соответствии с вечно изменяющимися требованиями (да хотя бы тупо права меняются в соответствии с графиком отпусков) или очередными "хотелками". Начинка электронного архива входящего в эту систему и вовсе отдельная песня.

[detrah]

Offtop:

Сообщение от Fogel тупо права меняются в соответствии с графиком отпусков

Ручками что ли права раздаёте???

[vivol]

Сообщение от Fogel Контора в 200 машин, СЭД - TDMS начиная с первого Команда есть и не из "свободных художников"

Такие фирмы в 200 и более машин могут выжить, даже в форс-мажоре, в такой есть средства и на интеграторов и на своих пильщиков. А как в небольших (10-50 машин)? Здесь обсуждаем такие, таких по стране много, думаю по общему "парку" проектировщиков до 80 %....

[detrah]

Сообщение от vivol А как в небольших (10-50 машин)?

Вроде уже все моменты рассмотрели, подводные камни указали. Принимайте решение. Здесь за вас никто этого не сможет сделать.
По сути у вас три варианта:
1. Файловый сервер с возможностями операционки по разграничению прав. Собственно это просто файловый архив без документооборота.
2. Жёстко (или почти жёстко) настроенная СЭД типа Лоцман, RealDoc, НаноТДМС Корадо и т.п. Вам волей-неволей придётся подстраиваться под систему.
3. Конструктор, позволяющий реализовать именно так как вы хотите в любой степени автоматизации. ТДМС в этом плане и дёшев, и гибок.

По цене внедрения:
1ый вариант: бесплатно (почти). Своими силами можно.
2ой: НаноТДМС Корадо бесплатно, Лоцман в меру дорого.
3ий: ТДМС (можно мигрировать с НаноТДМС Корадо) - от "недорого" до "нереально дорого". Зависит от глубины автоматизации и наличия спецов.

Offtop: При аналогичных с вашими условиях мы выбрали и внедрили СЭД на базе ТДМС.

[Rick]

А есть простая програмка, RealDoc называется. Вашей фирме с головой хватит для документооборота

[Shoorup]

Сообщение от ShaggyDoc Но ещё хуже, если руководство "продвинутое" и "слышало звон", например что "вэб-интерфейс" - это круто. И начинает вмешиваться в детали, но при этом не решая организационные вопросы.

Вчера прочитал чуть не прослезился - как точно и про нас
Пытаемся уже 5-ую по ходу систему "внедрить" и всё никак (разные причины). Реально мне довелось довольно глубоко потыкаться в двух системах: IM Search-SPDS v12 и TDMS 4.0. Сейчас вот тыкаю Vitro-CAD 2014.1.0.600. Еще в истории были (и даже вроде немного остались) голый SharePoint и AutoDesk Vault. Из всего этого мне как пользователю, администратору, разработчику нравится TDMS. Сравнивать все эти системы скажем так неуместно... каждая имеет право на жизнь и на своего клиента.

Собсна по сабжу:
Считаю что для маленькой конторы с большим количеством документации(проектов) как альтернатива проводнику вполне пойдет бесплатный NanoTDMS Корадо. Да - придется подстраиваться. Да - ничего своего не дописать не прикрутить. Да - никакой тех поддержки (продукт не развивается больше). Но это лучшее решение как мне кажется. Да и в дальнейшем если пойдет, если приживется, то перейти на TDMS уже полноценный (а к выходу уже планируется TDMS 2015) не составит проблем т.к. NanoTDMS Корадо это по сути TDMS 3.0 просто с ограниченным функционалом (нет возможности разрабатывать - отсутствие TDMS Developer) NanoTDMS Эларос это тоже самое что и Корадо, но с большими преднастройками и функционалом (под который тоже нужно будет подстроиться).

[vivol]

Сообщение от detrah Необходимость в СЭД определяют не рядовые проектировщики, а руководители. Для них в первую (а может и последнюю) очередь это надо.

Абсолютно согласен. Здесь под проектировщиками следует понимать не простых, а опытных ГИПов и руководителей функциональных подразделений фирмы. С ними должно быть согласовано ТЗ на разработку СЭД. А реально процессом разработки или внедрения СЭД должна заниматься рабочая группа из нескольких профессионалов - опытных проектировщиков (лучше ГИПов), систадминов, инженеров по стандартизации... Такой ситуации в небольшой фирме нет. Но работать над вопросом надо, поле надо готовить...
А лучшие дни для широкого внедрения СЭД настанут тогда, когда Лоцман или TDMS достигнут тиража бухгалтерии 1С. Дожить бы...

[detrah]

Сообщение от vivol А лучшие дни для широкого внедрения СЭД настанут тогда, когда Лоцман или TDMS достигнут тиража бухгалтерии 1С.

А в чём и где связь с тиражом??? Корпоративная СЭД - продукт внутреннего потребления.