[Kventin_Byratino]

Добрый день, Уважаемые коллеги!
Вопрос: Можно ли полностью избавиться от бумажного архива в пользу электронного хранения документации заверенной квалифицированной электронной подписью?
Каким нормативным документом это регламентируется?

[fag85]

ГОСТ Р 21.1003-2009 вроде бы не запрещает

[ShaggyDoc]

Вот только после отказа от бумажного архива расход бумаги резко возрастает - каждый норовит создать собственный бумажный "архив". Несмотря ни на какие запреты и разрешения.

[Art1st]

Если так как на моей предыдущей организации где на оцифровку и причесывание всех чертежей за кучу лет посадили самих текущих исполнителей, параллельно с текущей работой - то нет, не возможно.

[bonacon]

Сообщение от Kventin_Byratino Можно ли полностью избавиться от бумажного архива в пользу электронного хранения документации заверенной квалифицированной электронной подписью? Каким нормативным документом это регламентируется?

Только что у нас прошла проверка РОстехнадзора, на предмет выполнения условий лицензии на проектирование. Предъявляли бумажный архив, бумажный журнал учета приема/выдачи документации и учета внесенных изменений.

[Kventin_Byratino]

Сообщение от bonacon Только что у нас прошла проверка РОстехнадзора, на предмет выполнения условий лицензии на проектирование. Предъявляли бумажный архив, бумажный журнал учета приема/выдачи документации и учета внесенных изменений.

Подскажите, чем какой Нормативной документацией руководствовался РосТехНадзор требуя Бумажный Архив?

ГОСТ Р 21.1003-2009 дает очень размытую формулировку: "Учет и хранение подлинников документов, выполненных в бумажной и/или электронной формах......"

"подлинники:
В бумажной форме - документы, оформленные подлинными установленными подписями и выполненные на любом материале, позволяющем многократное воспроизведение с них копий. Допускается в качестве подлинника использовать оригинал, репрографическую копию или экземпляр документа, изданного типографским способом, завизированные подлинными подписями лиц, разработавших данный документ и ответственных за нормоконтроль.

В электронной форме - электронные документы, оформленные установленными электронными цифровыми подписями и предназначенные для получения с них копий.

[ГОСТ 2.102-68, таблица 2]"

"5.3.1 Подлинники проектной, рабочей и иной технической документации могут храниться в бумажной И электронной форме."

[bonacon]

Сообщение от Kventin_Byratino Подскажите, чем какой Нормативной документацией руководствовался РосТехНадзор требуя Бумажный Архив?

Вот кусок из Акта проверки

Учет, хранение, обращение, внесение изменений и уничтожение проектной и рабочей документации осуществляется в организации в соответствии с СТО СМК.012.10 «Порядок хранения и изменения документации» и требованиями ГОСТ Р 21.1003-2009 и ГОСТ Р 21.1101-2009, ГОСТ 2.501-88 и ГОСТ 2.503-90. Организацией ведутся журналы приема документации в архив и выдачи документации из архива.

СТО это наш внутренний документ.
Мало того, он еще и бумажную библиотеку НТД проверял. С голограммами Росстандарта, на официальном издании.

[JohnSmith]

Сообщение от bonacon Вот кусок из Акта проверки СТО это наш внутренний документ. Мало того, он еще и бумажную библиотеку НТД проверял. С голограммами Росстандарта, на официальном издании.

То есть нормацс и техэксперт никак?

[bonacon]

Сообщение от JohnSmith То есть нормацс и техэксперт никак?

Как. Инспектор просто констатирует факт, даже номер договора с Нормой указывает в акте.

Для поиска нормативных документов, регламентирующих требования к деятельности, разрешенной условиями действия лицензии, специалисты организации используют программу NormaCS 3.0 (система нормативов), (договор об оказании услуг от 18.11.2014 №2014-1-133).

Но бумажную библиотеку никто не отменял.
З.Ы. Естественно Норма должна быть официальная, обновляемая и т.д. и т.п.

[Art1st]

То есть нормацс и техэксперт никак?

А у нас Никак.
Проходили, когда работал в Новосибгражданпроекте, тоже какой-то внешний аудит. Нас заставили "выучить", что в качестве нормативной документации мы используем только материлы НТБ нашей с необходимыми штампами, подтверждающими подлинность. На вопрос "а как же норма ЦС?" - "кто скажет что по ней проектирует - больше не будет проектировать". Любые источники кроме специально оформленных бумажных вариантов нормативки - являются исключительно документацией типа "справочная", как и великое множество постоянно используемых всеми учебников, пособий и так далее.
Вообще, есть один единственный способ получить нормативную документацию - заказать оригинал со всеми штампами (та контора, кстати, выписала экземпляры всей новой нормативки, убивая на это не мало денег). Все остальное - справочное.

[vanAvera]

Сообщение от Art1st Любые источники кроме специально оформленных бумажных вариантов нормативки - являются исключительно документацией типа "справочная", как и великое множество постоянно используемых всеми учебников, пособий и так далее.

Кто там выпускает все нормы, что за ООО? Видимо, кто-то там отощал и в верхах решили его подкормить. ФАСа на него нет..

[bonacon]

Сообщение от vanAvera Кто там выпускает все нормы, что за ООО? Видимо, кто-то там отощал и в верхах решили его подкормить. ФАСа на него нет..

Неееее, с ООО уже все наигрались, теперь есть "свобода выбора" из 2-х ФГУПов http://standard.gost.ru/wps/portal/ordercertificate

[fag85]

эти ФГУПы занимаются хранением и распространением стандартов, а печать сводов правил осуществляется частными типографиями, типа ООО "Аналитик"

[Art1st]

Кто там выпускает все нормы, что за ООО? Видимо, кто-то там отощал и в верхах решили его подкормить. ФАСа на него нет..

А шут их знает. Просто внешнему аудиту запретили даже заикаться что мы делаем что-то кроме как по этим печатным оштампованным чистовым штампом (оригиналом) изданиям. Поэтому, они у нас стояли на полочки в ожидании аудитов. Копии с такого - также являются как я понял "нелегальными" к использованию. Бюрократия на случай возможных катастроф.

[Kventin_Byratino]

Коллеги! Предлагаю зарезюмировать!
Изначальный вопрос был:

Можно ли полностью избавиться от бумажного архива в пользу электронного хранения документации заверенной квалифицированной электронной подписью?

Из вышеперечисленных комментариев можно сделать вывод, что на данный момент полностью перейти на электронный архив НЕЛЬЗЯ так, как:

1. ГОСТ 2.501-88 и ГОСТ 2.503-90 - предусматривают хранение подлинников в бумажном варианте и электронных копий.
2. ГОСТ Р 21.1003-2009 говорит "5.3.1 Подлинники проектной, рабочей и иной технической документации могут храниться в бумажной И электронной форме." т.е. предусматривает дублирование информации, а не замену на электронный формат.

Прошу поправить меня, если не прав.

[doctorraz]

ГОСТ Р 21.1003-2009 как бы противоречит сам себе:
5.1.2 .................
Примечание - Решение по выбору вида носителя документа, характера его использования, оформления и удостоверения подлинными подписями, электронно-цифровыми подписями, информационно-удостоверяющим листом или иными аналогами собственноручных подписей принимает разработчик документации.
5.2.2 ..........
При автоматизированной регистрации инвентарную книгу выполняют в электронной форме.
5.4.3 ...........
В случае если документы выполнены автоматизированным способом и подлинники документов в электронной форме хранятся в базах данных автоматизированных систем и/или на отдельных электронных носителях, архивную копию не выполняют.

Сообщение от Kventin_Byratino 5.3.1 Подлинники проектной, рабочей и иной технической документации могут храниться в бумажной И электронной форме." т.е. предусматривает дублирование информации, а не замену на электронный формат.

имхо все же И имеется в виду не оба (бумажный , электронный), а или.
двоеШники писали..
======
ЗЫ еще про электронные документы и их оборот
ГОСТ Р 54471-2011 ISOTR 158012009 Системы электронного документооборота. Управление...
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД. Управление документами. Общие требования..

[Kventin_Byratino]

Однако, коллега поделился информацией, что Ростехнадзор руководствуется действующими

Сообщение от bonacon ГОСТ 2.501-88 и ГОСТ 2.503-90

которые описывают только бумажный вариант документации.

Как быть в таком случае?

[doctorraz]

Сообщение от Kventin_Byratino Однако, коллега поделился информацией, что Ростехнадзор руководствуется действующими которые описывают только бумажный вариант документации. Как быть в таком случае?

В данном случае Ростехнадзор руководствуется давно не действующей НТД
Актуальные версии ГОСТ 2.501-2013 и ГОСТ 2.503-2013.
что в свою очередь вызывает сомнение в его "компетенциях"..
Указать на противоречия в ГОСТ, ну и продавливать все сомнения в свою пользу.
Нигде не видел прямого запрета на только электронный архив/документооборот.

[Bull]

Сообщение от Kventin_Byratino ГОСТ 2.501-88 и ГОСТ 2.503-90 - предусматривают хранение подлинников ТОЛЬКО в бумажно виде.

Зачем врать?
ни в 2.501, ни в 2.503 нет такого требования. Рассматриваются оба способа.

Вы бы хоть прочитали чтоли текст перед тем, как это утверждать.

Да и по ГОСТ Р 21.1003-2009 п. 5.3.1, если по вашей логике (трактовка буквы "И"), то ТОЛЬКО бумажные носители не имеют права на жизнь. Должны быть даже на болты электронные документы, даже если они по ГОСТ (т.е. обязан присутствовать электронный ГОСТ обязательно).

Так что не надо народ путать

[Kventin_Byratino]

Ознакомился с Актуальным ГОСТ 2.501—2013 Приложение А
"4.6 При смешанном документообороте для учета и хранения в службу технической
документации передают как электронные, так и бумажные КД и ТД " т.е. снова речь идет о дублировании информации.

----- добавлено через ~4 мин. -----

Сообщение от Bull Цитата: Сообщение от Kventin_Byratino ГОСТ 2.501-88 и ГОСТ 2.503-90 - предусматривают хранение подлинников ТОЛЬКО в бумажно виде. Зачем врать? ни в 2.501, ни в 2.503 нет такого требования. Рассматриваются оба способа. Вы бы хоть прочитали чтоли текст перед тем, как это утверждать.

Не правильно сформулировал, спасибо что поправили.