[m8kruk]

Добрый день!
Существует ли какая-то определенная форма записи инвентарного номера? ГОСТ 2.501 к сожалению ничего об этом не сообщает. Проблема такая: мне нужно на предприятии создать с нуля архив конструкторской и технологической документации и не совсем понятно как присваивать номера разным изделиям. В другой организации видела вот такой образец: 695-287, где первая часть номера в пределах одного изделия была одинаковой, а вторая уже порядковые номера чертежей, входящих в комплект этого изделия. Получается тогда для каждого изделия своя инвентарная книга нужна или как это все организовать, чтобы не было путаницы?
Благодарю за ответ!

[Владимир.]

Сообщение от m8kruk Существует ли какая-то определенная форма записи инвентарного номера?

А зачем он чертежу?

[m8kruk]

Сообщение от Владимир. А зачем он чертежу?

Чертежу он нужен для учета по описи. Присваивается подлиннику чертежа при сдаче в архив и регистрируется в специальном журнале (инвентарной книге). т.к. в соответствии с п. 4.1 ГОСТ 2.501 4.1 все имеющиеся и изготовленные в организации документы подлежат учету и хранению.

[Владимир.]

Сообщение от m8kruk Чертежу он нужен для учета по описи.

Почему нельзя учитывать по обозначению чертежа?

[m8kruk]

Сообщение от Владимир. Почему нельзя учитывать по обозначению чертежа?

Потому что данный вариант учета не предусматривается ГОСТом.

[trir]

https://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%A5...BD%D0%B8%D0%B5

[juri18]

Сообщение от m8kruk в специальном журнале (инвентарной книге)

Ну дык номер записи в журнале (инвентарной книге) и будет инвентарным номером!

[m8kruk]

Сообщение от juri18 Ну дык номер записи в журнале (инвентарной книге) и будет инвентарным номером!

Я в курсе вообще-то. Вопрос состоял не в этом!

[Солидворкер]

Сообщение от Владимир. Почему нельзя учитывать по обозначению чертежа?

Потому что обозначение остается прежним при внесении изменений в чертеж. И при выпуске дубликата. И еще много когда.

[juri18]

Сообщение от m8kruk чтобы не было путаницы?

Ну сейчас же уже есть какие-то алгоритмы поиска нужного документа?
Не знаете сами, поспрашивайте у других на предприятии, кому реально приходится искать старые документы. На них и ориентируйтесь.

[ShaggyDoc]

Сообщение от m8kruk Получается тогда для каждого изделия своя инвентарная книга нужна или как это все организовать, чтобы не было путаницы?

Ну зачем сейчас "инвентарная книга"? Нужен учет, но его надо вести в базе данных, если уж с нуля создавать. Можете назвать её "инвентарной книгой".

Вот в базе данных можно мгновенно найти любой документ, даже если их миллионы будут.

Системы присвоения инвентарных номеров были разные. У некоторых просто номер по порядку записи в инвентарную книгу. У некоторых - с добавлением префиксов и суффиксов.

А в базе данных всегда можно сделать дополнительные поля, по которым легко найти любой документ. И всякий документ будет иметь уникальный номер. Всегда можно сделать "выписку" и прочее. И это очень несложная работа - программа такого уровня это наподобие контрольной, максимум курсовой работы.

Только это, конечно, не должна быть "экселька".

[Владимир.]

Сообщение от juri18 Ну сейчас же уже есть какие-то алгоритмы поиска нужного документа?

Мы у себя в архиве (документообороте) ищем по обозначению документа. Я уже и не знаю в последние годы, есть ли у нас "архивные номера"

Сообщение от Солидворкер Потому что обозначение остается прежним при внесении изменений в чертеж.

Ну и хорошо. Нашел в "архиве" чертежи по обозначению и вижу все оформленные и отправленные изменения. Всё учтено и хранится

[CRISTOFF]

Инв. № чертежа у нас выглядит, например, так 171051-15, где 17 - год получения инв номера; 1051 - порядковый номер (в итоге на каждый год заложено номеров от 170000 до 179999, нам хватает); 15 - порядковый номер листа в комплекте.

[Владимир.]

Сообщение от CRISTOFF Инв. № чертежа у нас выглядит, например, так 171051-15, где 17

Как этот номер используется? По обозначению чертежа ищете инв.номер, потом по инв.номеру чертеж?

[vivol]

Сообщение от m8kruk ГОСТ 2.501 к сожалению ничего об этом не сообщает.

m8kruk, для начала надо выяснить, Вы из конструкторской или проектной организации? Судя по ссылке на ГОСТ 2.501, вы из конструкторской, из ЕСКД. Поэтому Вам не сюда. Здесь форум проектировщиков, т.е. почти все здесь из СПДС.
А это две большие разницы, в том числе и в плане архивном.
Основной вопрос здесь, что считать единицей хранения. В ЕСКД, насколько я помню, это конструкторский документ, т.е. имеющий свое обозначение. Там я уже не помню, как формировался архив - он был исключительно бумажный с книгой регистрации. По-моему, отметку с архивным номером в боковом штампе делали на каждом документе, на первом листе.
В СПДС понятие "документ" имеет несколько иную трактовку. Опасаюсь, что меня мгновенно многие здесь "заклюют", но все же осмелюсь доложить, что в нашей проектной организации за единицу архивного учета принят том ПД и альбом РД.

Сообщение от ShaggyDoc Нужен учет, но его надо вести в базе данных, если уж с нуля создавать. Можете назвать её "инвентарной книгой".

У нас учет ведется по "Электронной ведомости", "экселевской", в которой имеются ряд "книг", таких, как "Инвентарная книга" - формируется по инвентарному номеру документа от 1 и до...., "Книга учета документов", которая формируется по первой части базового обозначения (номер договора) и др.. Обе эти основные книги дублируют необходимую информацию, например, В "Инвентарной книге" в графе "Инвентарный номер" есть информация о номере договора из "Книги учета документов" и наоборот, в "Книге учета документов" (по номеру договора ) есть информация об инвентарном номере документа из "Инвентарноцй книги".
Все достаточно просто!
Инвентарный номер указывается на титульном листе (ПД и РД), на первом листе "Содержания тома" (для ПД), и на первом листе "Общих данных" (для РД).

[CRISTOFF]

Сообщение от Владимир. Как этот номер используется?

В электронном архиве ищем по номеру заказа, а вот в бумажном архиве по инв. № 171051. В переписке с строителями ссылаемся на заказ "номер такой-то", в котором лист с инв. № 171051-15.

У нас уже более "Овер до фига" лет эта система. Лет 20 точно. Поэтому объяснить почему именно так, а не наоборот не могу.
Но вроде бы удобно - у каждого чертежа (листа) есть два идентификатора:
1. Обозначение документа, записанное в графе 1 Основной надписи. Например, 11222.Р.0.007.0-КЖ.0.015.
2. Инв. № листа, как самостоятельного документа. Ведь под обозначением 11222.Р.0.007.0-КЖ.0.015 я могу подразумевать не лист 171051-15, а лист 177254-15, т.к. комплект КЖ с инв. № 171051 был аннулирован и заменён 177254, а строителю новый комплект ещё не пришёл.

[Солидворкер]

Сообщение от Владимир. Ну и хорошо. Нашел в "архиве" чертежи по обозначению и вижу все оформленные и отправленные изменения. Всё учтено и хранится

Еще раз. Обозначение - это уникальный номер изделия. Ну или какого-нибудь объекта строительства. Инвентарный номер - уникальный номер документа. Разница, как мне кажется, очевидна.

[m8kruk]

Сообщение от ShaggyDoc Ну зачем сейчас "инвентарная книга"?

Руководство хочет чтоб на предприятии был как электронный, так и бумажный архив. А я лишь исполнитель.

----- добавлено через ~4 мин. -----

Сообщение от vivol m8kruk, для начала надо выяснить, Вы из конструкторской или проектной организации? Судя по ссылке на ГОСТ 2.501, вы из конструкторской, из ЕСКД. Поэтому Вам не сюда. Здесь форум проектировщиков, т.е. почти все здесь из СПДС. А это две большие разницы, в том числе и в плане архивном.

Да, из конструкторской. Я поняла Вас, спасибо за ответ!

[vivol]

Сообщение от CRISTOFF 2. Инв. № листа, как самостоятельного документа.

Вот, ребята, здесь и начинаются "зигзаги" СПДС.
Лист РД в СПДС - это НЕ ДОКУМЕНТ! СО- документ, комплект КЖ -документ. Основной комплект РД (ОК), как документ, может содержать еще массу документов согласно п.4.2.5 ГОСТ Р 21.1101-2013.
Ключевым в этой "бухгалтерии" является п. 7.3.1 указанного ГОСТ:

7.3.1 Изменения обозначают порядковыми номерами (1, 2, 3 и т. д.). Один порядковый номер изменения присваивают всем изменениям, которые вносят в документ по одному разрешению. Его указывают для всего документа, независимо от того, на скольких листах он выполнен.

В нашей организации п.7.3.1 приняли как "ключевой" при оформлении изменений и ведении архива, где за единицу внесения изменений и учета принят "документ" - том ПД и альбом РД.
И всё это работает уже много лет.
Если в других проектных организациях ( как у CRISTOFF) работает лет 20 по-другому, то это не означает "правильно", а получилось, наверное, в результате неоднозначности некоторых положений в основополагающих стандартах СПДС.
Я не претендую на то, что у нас правильно, потому, что это тоже работает много лет.
Есть варианты и в других проектных организациях, которые тоже работают много лет. Вот это и называется словом "Бардак" в СПДС.
В стандартах ЕСКД нет трактовки термина "документ", поэтому там порядок и с внесением изменений, и с ведением архива..
Бывает (в ВПК), что по ЕСКД одно изделие собирает полстраны, поэтому там "зигзаги" исключены.

----- добавлено через ~21 мин. -----

Сообщение от Солидворкер Еще раз. Обозначение - это уникальный номер изделия. Ну или какого-нибудь объекта строительства

ГОСТ Р 21.1101-2013:
3.1.20 обозначение: Реквизит документа, представляющий собой его идентификационный (различительный) индекс.
Примечание - Каждому документу присваивают обозначение, которое записывают в установленных местах (в основных надписях, на титульных листах и т. п.).
3.1.16
реквизит документа: Элемент оформления документа, содержащий о нем сведения.
Примечание - Как правило, реквизит состоит из атрибутов (составной реквизит).
[ГОСТ 2.104-2006, статья 3.1.1]
3.1.17
атрибут документа: Идентифицированная (именованная) характеристика части реквизита.
[ГОСТ 2.104-2006, статья 3.1.2]
3.1.18
Оформление документа:
Проставление необходимых реквизитов и атрибутов, установленных правилами документирования.
[ГОСТ 2.104-2006,статья 3.1.3]



ГОСТ Р 21.1001-2009:
3.1.4
текстовые документы: Текстовая часть проектной и/или рабочей документации, имеющая самостоятельное обозначение и содержащая, в основном, сплошной текст или текст, разбитый на графы.
[по ГОСТ Р 21.1002, пункт 3.1.2]
3.1.5
графические документы: Графическая часть проектной и/или рабочей документации, имеющая самостоятельное обозначение, отображающая принятые технические и иные решения, выполняемые в виде различных видов изображений.
[по ГОСТ Р 21.1002, пункт 3.1.3]
Примечание - К графическим документам относят: графическую часть проектной документации, отображающую принятые технические и иные решения, выполняемые в форме различных видов изображений на чертежах (планы, разрезы, фасады, узлы) и в виде схем, карт, электронных моделей, а также относят основные комплекты рабочих чертежей.

Резюме:
Нет никакой ясности, почему-то приводятся ссылки на ЕСКД. Вот это я и называю "зигзагами" и "бардаком", извиняюсь перед разработчиками СПДС.

[RomaV]

Offtop:

Сообщение от vivol В нашей организации п.7.3.1 приняли как "ключевой" при оформлении изменений и ведении архива, где за единицу внесения изменений и учета принят "документ" - том ПД и альбом РД. И всё это работает уже много лет. Если в других проектных организациях ( как у CRISTOFF) работает лет 20 по-другому, то это не означает "правильно", а получилось, наверное, в результате неоднозначности некоторых положений в основополагающих стандартах СПДС. Я не претендую на то, что у нас правильно, потому, что это тоже работает много лет. Есть варианты и в других проектных организациях, которые тоже работают много лет. Вот это и называется словом "Бардак" в СПДС.

Сорокина с лампой звать?!

[vivol]

Сообщение от RomaV «Миром правит не тайная ложа, а явная лажа»

RomaV , я не думаю, что Сорокин Н.И. внесет ясность в эту ситуацию. При всем уважении к Сорокину Н.И., не он единолично принимал решения по основополагающим стандартам СПДС. Первые стандарты СПДС утверждены и введены в действие в 1978 г., наверное, не при его участии. С тех пор многое поменялось в организации строительного проектирования, однако общие подходы остались. В основополагающих стандартах СПДС 2009 -2013 гг. многое поменялось к лучшему - в этом несомненная заслуга Сорокина Н.И., однако "ключевые вопросы", не связанные с изменением стадийности проектирования, остались. С одной стороны, введение ссылок на стандарты организаций (в некоторых компромиссных позициях) было оптимальным решением, но не скажу, что правильным. Такое решение, наверное, "гасило" многие противоречия в группе разработчиков. В итоге мы имеем то, что имеем - нет однозначного понимания в среде проектировщиков, как нужно построить комплект проектной документации, однозначно увязать при этом процесс внесения изменений и организацию архива. Надеюсь, что эти вопросы будут решены в следующей серии основополагающих стандартов СПДС. Пример есть - ЕСКД, которая принципиально не менялась десятки лет.

[RomaV]

Сообщение от vivol Надеюсь, что эти вопросы будут решены в следующей серии основополагающих стандартов СПДС. Пример есть - ЕСКД, которая принципиально не менялась десятки лет.

Не, я сомневаюсь что СПДС дотянется до той организованности которая присутствует в ЕСКД. Единой глобальной цели нет.
Мне кажется СПДС больше развивается в либеральную сторону, и предоставляя больше свободы в оформлении документации в рамках СТП (Vova приверженец такого направления)

[juri18]

Сообщение от m8kruk Руководство хочет чтоб на предприятии был как электронный, так и бумажный архив.

Электронный и бумажный архивы при совместном применении имеют, как правило, совершенно разные функции.
Основная задача электронного архива - хранение с возможностью поиска информации.
Основная задача бумажного архива - хранение с возможностью поиска оригинала документа с "живыми" подписями по уже найденному в электронном архиве обозначению документа.

[trir]

инвентарный номер чертежа - это его контрольная сумма

Примечание - Конкретный алгоритм расчета контрольной суммы при хранении документов внутри организации устанавливает организация, разработавшая документ. При передаче документа(тов) алгоритм расчета согласовывается с принимающей стороной;

http://docs.cntd.ru/document/1200106860

[Serge Krasnikov]

Сообщение от m8kruk Да, из конструкторской. Я поняла Вас, спасибо за ответ!

В тех КБ, где я работал и где был архив, структура документов была такая: чертеж регистрировался по номеру чертежа, чертеж сделанный конструктором был оригиналом, а вот копий этого чертежа могло быть много и они тоже учитывались, в архиве была контрольная копия, а дальше шли экземпляры, банально экз. 1, экз. 2 и тд., отпечатанные экземпляры регистрировались в книге, ну например 1экз - это экземпляр конструктора, второй технолога, третий в производство... ОТК и тд. Когда конструктор делает изменение чертежа, выпускает извещение, работник архива берет это извещение либо рассылает их обладателям экземпляров, либо идет исправляет сам. Кроме всего прочего ходили и так называемые "Не учт. экз.", отличались они тем, что с ними вы могли делать все, что захотите(т.е. для справок) можете по нему работать, заворачивать в него селедку, хлеб на нем резать... он не учтенный, за актуальность чертежа контора ответственности не несет, изготавливаете по нему на свой страх и риск.
Ну а электронный архив будет или на бумаге, это ваше дело, если есть желание можно даже в access такую базу данных слепить, в принципе не сложно.

[vivol]

Сообщение от juri18 Основная задача электронного архива - хранение с возможностью поиска информации. Основная задача бумажного архива - хранение с возможностью поиска оригинала документа с "живыми" подписями по уже найденному в электронном архиве обозначению документа.

Согласен, с некоторым уточнением.
Оригинал документа с живыми подписями - это подлинник. Подлинник всегда один, с него делают копии.

Сообщение от Serge Krasnikov В тех КБ, где я работал и где был архив, структура документов была такая: чертеж регистрировался по номеру чертежа, чертеж сделанный конструктором был оригиналом

Подлинником, да что вы заладили про оригинал...
А в целом вы достаточно примитивно излагаете об архиве. Если архивное дело поставлено правильно, то это достаточно непростая технология, которая учитывает постановку документооборота на предприятии в целом, начиная с разработки документации, внесения изменений, хранения и выдачи копий заказчику. Вся эта технология должна быть четко взаимоувязана стандартами. Это есть в ЕСКД и, к сожалению нет в СПДС.

----- добавлено через ~5 мин. -----

Сообщение от RomaV Мне кажется СПДС больше развивается в либеральную сторону, и предоставляя больше свободы в оформлении документации в рамках СТП (Vova приверженец такого направления)

Я с этим категорически не согласен. Параллель можно провести с политикой. Посмотрите на наших либералов и их понятиями так называемой "свободы", которая ведет к "бардаку" Примеры приводить не буду- это, наверное, против правил форума.. Вам это надо?

[juri18]

Сообщение от vivol Посмотрите на наших либералов и их понятиями так называемой "свободы", которая ведет к "бардаку"

А "отсутствие свободы" ведет к "порядку"? Вы в этом уверены?

[vivol]

Сообщение от juri18 "отсутствие свободы"

"Отсутствие свободы" - это заключение в места не столь отдаленные за соответствующие правонарушения. Надо жить правильно, не нарушая законов- это и есть свобода...

----- добавлено через ~2 мин. -----
Модератору пора закрывать тему, пошел неконструктивный треп.

[Serge Krasnikov]

vivol, простые схемы работают гораздо эффективнее сложных навороченных, ну вот например

Обе эти основные книги дублируют необходимую информацию, например, В "Инвентарной книге" в графе "Инвентарный номер" есть информация о номере договора из "Книги учета документов" и наоборот,

Для нас, машиностроителей, это абсолютно бесполезная информация в инвентарном номере, у нас номер чертежа, а субъектом договора изделие выполненное по определенным чертежам может быть фигурантом нескольких договоров, а так же может быть вообще не упомянуто в договоре, но может быть применено в составе какого-то третьего изделия, именно по этому единицей регистрации и является именно номер чертежа и никаких договоров.

[Сергей812]

Сообщение от Serge Krasnikov простые схемы работают гораздо эффективнее сложных навороченных

сотрудник должен заниматься своей работой, а не дублировать функционал архивариуса в виде заполнения бесконечных карточек учета на каждое телодвижение)

[Serge Krasnikov]

Сообщение от Сергей812 сотрудник должен заниматься своей работой, а не дублировать функционал архивариуса в виде заполнения бесконечных карточек учета на каждое телодвижение)

А я и не дублировал, но изменение конструкции это как раз и есть функционал конструктора, ну а если уж вам так хочется, почитайте ЕСКД как там происходит изменение чертежа, ну если лень спросите у vivol

[Сергей812]

Сообщение от Serge Krasnikov почитайте ЕСКД как там происходит изменение чертежа

думаю, для меня актуальнее будет все таки 7-ой раздел ГОСТ Р 21.1101-2013 )

[Serge Krasnikov]

Сообщение от Сергей812 думаю, для меня актуальнее будет все таки 7-ой раздел ГОСТ Р 21.1101-2013 )

А я что против?
У нас ведь это связано не только с архивом, но и с производством, например ты изменяешь чертежи, а серия деталей уже в производстве идёт, в этой так называемой карточке, на сколько я помню, есть и указание что делать с незавершённым производством, и это все расходится возможно по куче цехов, так что у вас свои заморочки, у нас свои

[Сергей812]

В строительстве есть еще одна беда в этом плане - объекты порою "раздергиваются" на субподряд по нескольким фирмам, и каждая фирма ведет (или кладет на это) свою систему учета изменений. А если еще и монтаж ведется несколькими субчиками, то еще больше вноситься бардака в документацию в процессе строительства.

[vivol]

Сообщение от Serge Krasnikov Для нас, машиностроителей, это абсолютно бесполезная информация в инвентарном номере, у нас номер чертежа

Сообщение от Сергей812 думаю, для меня актуальнее будет все таки 7-ой раздел ГОСТ Р 21.1101-2013 )

Коллеги, вы же из разных систем стандартизации. Там общего очень мало. Соответственно, и построение архива разное. Я имею опыт работы в ЕСКД и СПДС, хотя напрямую с архивом и раньше (в ЕСКД) и сейчас (в СПДС) связан минимально. Однако замечу, что по основным надписям в ЕСКД и СПДС много общего, в частности по дополнительным графам, касающихся архива. Инвентарный номер присутствует в обеих системах. Его никто не отменял.
Конечно же, в ЕСКД многое основано на обозначении документа. Это база, основа построения комплекта документации на изделие.
Вся конструкторская документация на изделие (на приличных предприятиях) заводится в АСУП предприятия, где дополнительно на ее базе строится система технологической документации, различные картотеки по технологии производства и т.д. "Кухня" непростая, но достаточно отлаженная. Конструктор, к счастью, этой "кухни" почти не касается. Разве, что за ошибки в КД по оформлению и внесению изменений могут надрать его , нормоконтроль и архив. Со мной это иногда бывало. А запомнилось, потому что драли, как правило на заводе-изготовителе - Начальник АСУП, Главный технолог, Главный диспетчер, Начальник отдела комплектации и даже Главный инженер. Выполнение требований ЕСКД - это хорошая школа для конструктора.
В СПДС все значительно проще относительно построения комплекта ПД или РД. Много неоднозначности в основополагающих стандартах. Соответственно много "вольностей", которые ведут к разнообразию построения и оформления документации. Заказчика и Экспертизу тоже можно понять - нет однозначности, значит и драть нельзя, а надо бы. Я общался с экспертами - они на оформление пока закрывают глаза, однако это уже начинает их "доставать" - нет двух предприятий, где оформлено единообразно...